Cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng Kế toán viên cần biết

Với những kế toán mới vào nghề hay với kê toán nhiều năm kinh nghiệm nhưng một thoáng thiếu tập trung cũng có thể viết sai thông tin: tên công ty, mã số thuế, thuế suất,… trên hóa đơn giá trị gia tăng. Trong bài viết này, Vieclamnhamay.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu về cách xử lý các trường hợp viết sai hóa đơn giá trị gia tăng để không bị phạt.

Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn mang giá trị pháp lý cho nên các thông tin trên hóa đơn cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Vậy khi viết sai hóa đơn, cần xử lý như thế nào?

► Viết sai thông tin hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuốn hóa đơn

Khi lỡ viết sai một thông tin nào đó trên hóa đơn GTGT nhưng chưa xé liên hóa đơn ra khỏi cuốn, bạn chỉ cần gạch chéo các liên sai thông tin và lưu y nguyên số hóa đơn đã viết sai trong quyển.

Để không phải rơi vào trường hợp này, bạn cần đọc kỹ các thông tin trên hợp đồng, đơn đặt hàng… để viết hóa đơn cho đúng.

► Viết sai thông tin hóa đơn, đã xé khỏi cuốn và chuyển cho khách

- Với hóa đơn viết sai chưa kê khai thuế

Với trường hợp viết sai thông tin hóa đơn – đã xé khỏi cuốn nhưng 2 bên bán – mua chưa tiến hành kê khai thuế thì nhân viên kế toán tiến hành lập Biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập theo mẫu sau:

Sau khi thu hồi được, kế toán bên mua thực hiện gạch chéo các liên thông tin sai, lưu giữ số hóa đơn đó để giải trình cho cơ quan thuế và xuất lại hóa đơn mới đúng quy định.

Nhân viên kế toán 2 bên sẽ dùng hóa đơn mới được lập đúng này để kê khai thuế; thông tin về ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày làm biên bản thu hồi; bên bán sẽ kê khai vào bảng kê bán ra, còn bên mua kê vào bảng kê mua vào.

Kế toán viên trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuốn cần kiểm tra thật cẩn thận các thông tin trên hóa đơn, có thể yêu cầu người mua kiểm tra lại trước khi ký – đóng dấu và xé ra khỏi cuốn để đảm bảo tính chính xác.

- Với hóa đơn viết sai nhưng đã kê khai thuế

Với người mua, hóa đơn sai thông tin là hóa đơn không hợp lệ, không mang tính pháp lý, không có giá trị khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí; nhưng với bên bán, vì viết sai và đã kê khai thuế nên vẫn phải nộp thuế như bình thường.

Cách xử lý: khi phát hiện sai sót, bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ thông tin sai sót, đồng thời bên bán tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh cần phải ghi rõ thông tin tăng – giảm số lượng hàng, giá bản, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, bên bán – bên mua tiến hành kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, thuế đầu vào.

Với những hóa đơn sai các thông tin không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp hay khấu trừ như tên công ty, địa chỉ, tên mặt hàng… thì nhân viên kế toán tiến hành làm biên bản thu hồi và thực hiện xuất lại hóa đơn mới. Để không vướng phải rắc rối này, trước khi kê khai thuế, kế toán cần kiểm kỹ tính hợp lý – hợp lệ của hóa đơn.

​

Trước khi tiến hành kê khai thuế, kế toán cần kiểm tra kỹ tính hợp lý – hợp lệ của hóa đơn

Theo quy định của pháp luật, việc doanh nghiệp viết sai thông tin trên hóa đơn mà không xử lý đúng quy trình kịp thời sẽ bị xử phạt hành chính. Cụ thể, mức phạt từ 200.000 – 1.000.000 đồng sẽ áp dụng cho những trường hợp doanh nghiệp lập không đủ hoặc viết sai các nội dung bắt buộc trên hóa đơn. Khi doanh nghiệp bị phạt thì trách nhiệm đó sẽ được quy về cho nhân viên kế toán, do đó, trong quá trình thao tác với hóa đơn giá trị giă tăng, kế toán viên phải thực sự tập trung và cẩn thận.

Ms. Công nhân