Quy trình 4 bước đặt in hóa đơn Giá trị gia tăng kế toán viên cần biết

Bạn đang muốn tìm hiểu về quy trình, thủ tục đặt in hóa đơn Giá trị gia tăng lần đầu trong doanh nghiệp? Bài viết được Tuyencongnhan.vn chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

Quy trình đặt in hóa đơn GTGT lần đầu trong doanh nghiệp gồm những bước nào?

► Điều kiện để doanh nghiệp được phép in hóa đơn GTGT

Doanh nghiệp muốn được phép in hóa đơn GTGT phải là doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Với những đơn vị mới thành lập, đầu tiên, kế toán viên cần điền đầu đủ thông tin vào mẫu 06/GTGT và nộp cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp của địa phương để xin phép sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi đã nhận được kết quả chấp thuận của cơ quan thuế thì tiến hành thực hiện quy trình đặt in hóa đơn.

► Quy trình 4 bước đặt in hóa đơn Giá trị gia tăng

- Bước 1: Làm đơn đề nghị

Nhân viên kế toán làm đơn đề nghị xin phép sử dụng hóa đơn đặt in và gửi lên cơ quan quản lý thuế trực tiếp ở địa phương. Theo quy định, sau 2 ngày làm việc, cơ quan quản lý thuế đó sẽ có thông báo phản hồi bằng văn bản gửi lại cho doanh nghiệp.

Mẫu đơn đề nghị sử dụng hóa đơn gồm những nội dung sau:

                CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                   Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

             -------------

                                                        ........, ngày ....... tháng .......năm  .......

ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ...

(tự in, đặt in)

      Kính gửi: ....(Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)……………….....................................................................................

Tên người nộp thuế: ............................................................................................................................................................

Mã số thuế: ..........................................................................................................................................................................

Địa chỉ trụ sở chính (Ghi theo đăng ký thuế) .......................................................................................................................

Địa chỉ nhận thông báo thuế (Ghi theo đăng ký thuế)..........................................................................................................

Số điện thoại liên hệ:

+ Cố định: .............................................................................................................................................................................

+ Di động: ............................................................................................................................................................................

Người đại diện theo pháp luật (Ghi theo đăng ký thuế)........................................................................................................

Nghề nghiệp/ Lĩnh vực hoạt động/Ngành nghề kinh doanh chính:  ....................................................................................

Qua nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về hóa đơn, chúng tôi nhận thấy đã đáp ứng đầy đủ điều kiện để được sử dụng hóa đơn ...... (tự in/đặt in).

Chúng tôi đề nghị ... (tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) chấp thuận cho chúng tôi sử dụng hóa hóa đơn ...... (tự in/đặt in).

Chúng tôi cam kết sử dụng hóa đơn ...... (tự in/đặt in) theo đúng quy định.

Nếu vi phạm, tổ chức xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./.

NGƯỜI NỘP THUẾ hoặc

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI NỘP THUẾ

(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu (nếu có))

​- Bước 2: Đón tiếp đoàn cán bộ thuế xác thực địa điểm kinh doanh

Sau khi nhận được đơn đề nghị đặt in của doanh nghiệp, cơ quan thuế sẽ cử cán bộ đến địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp để kiểm tra:

• Trụ sở doanh nghiệp có treo bảng hiệu, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp…
• Có chứng từ chứng minh về việc địa chỉ đặt trụ sở của doanh nghiệp là hợp pháp (Quyền sử dụng đất mang tên chủ doanh nghiệp, hợp đồng thuê nhà…).
• Giấy phép kinh doanh, đăng ký mẫu con dấu, dấu mộc tròn.
• Có đầy đủ bàn ghế, các trang thiết bị - dụng cụ chứng minh doanh nghiệp có hoạt động.
• Có hóa đơn, hợp đồng mua bán… chứng minh hoạt động của doanh nghiệp là có thực.

- Bước 3: Tìm đơn vị in, làm hợp đồng tiến hành đặt in hóa đơn

Khi đã nhận được quyết định cho phép đặt in của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiến hành tìm đơn vị in để đặt in hóa đơn. Đơn vị in phải là doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh trong ngành nghề đặt in hóa đơn còn hiệu lực.

Sau khi đã chọn được nhà in phù hợp, kế toán viên cần: Chọn mẫu hóa phù hợp – Thương lượng về mức giá in – Thống nhất về hình thức, nội dung hóa đơn – Cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin doanh nghiệp cần thiết để thể hiện trên hóa đơn – Tiến hành làm hợp đồng đặt in hóa đơn.

​

Khi đã thông nhất chọn được mẫu hóa đơn phù hợp thì tiến hành làm hợp đồng đặt tin

Hợp đồng đặt in hóa đơn bao gồm:

• Bản sao có công chứng Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
• Bản sao chứng minh nhân dân của Giám đốc DN.
• Giấy giới thiệu (Nếu không phải Giám đốc đi làm thì phải cần có giấy giới thiệu)
• Bản sao chứng minh nhân dân của người được giới thiệu
• Xác nhận của cơ quan thuế cho phép đặt in hóa đơn hoặc biên bản kiểm tra trụ sở.

Khi đã nhận được đủ số lượng hóa đơn đặt in, hai bên tiến hành làm hợp đồng thanh lý hóa đơn và kế toán viên cần yêu cầu phía nhà in xuất hóa đơn thuế GTGT.

- Bước 4: Làm thông báo phát hành hóa đơn

Theo quy định, chậm nhất 2 ngày trước khi doanh nghiệp kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn cần phải làm thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan quản lý thuế trực tiếp.

Kế toán viên có thể làm thông báo phát hành hóa đơn thông qua phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế cho Tổng cục thuế phát hành, xuất ra file XML – nộp trực tuyến qua trang nộp thuế kèm với file hóa đơn mẫu có chữ ký số của doanh nghiệp.

Trên đây là quy trình, thủ tục đặt in hóa đơn GTGT áp dụng với doanh nghiệp đặt in lần đầu. Hy vọng những thông tin được Tuyencongnhan.vn chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn.

Ms. Công nhân