Kế toán tiền lương là gì? Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán tiền lương thực tế cho người mới

Kế toán tiền lương là vị trí không thể thiếu trong bộ máy nhân sự ở hầu hết các doanh nghiệp. Vậy Kế toán tiền lương là gì? Nhiệm vụ của kế toán tiền lương là gì? Kinh nghiệm làm kế toán tiền lương ra sao? Cùng Tuyencongnhan.vn tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Đúng như tên gọi của nó, kế toán tiền lương thường được hiểu nhanh là vị trí chịu trách nhiệm về mặt tiền lương cho người lao động. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều nhiệm vụ quan trọng khác yêu cầu kế toán tiền lương phải thực hiện. Do đó, cần thiết phải hiểu chính xác và đầy đủ kế toán tiền lương là gì - nhiệm vụ của kế toán tiền lương là gì...

Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là nhân viên phụ trách việc hoạch toán tiền lương dựa trên các dữ liệu sẵn có như bảng chấm công, bảng theo dõi công tác, phiếu làm thêm giờ, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán… từ đó, lập bảng tính lương, thanh toán lương và chế độ bảo hiểm tương ứng hàng tháng cho người lao động (NLĐ) thuộc doanh nghiệp (DN) đó. 

Vai trò của kế toán tiền lương trong doanh nghiệp

Kế toán tiền lương giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi về tiền và chế độ cho NLĐ - tính đúng và tính đủ, trả đủ tiền lương và trợ cấp, phụ cấp, thưởng cho NLĐ theo quy định - giúp họ yên tâm làm việc - hạn chế tối đa những mâu thuẫn phát sinh do bất đồng hay tranh chấp liên quan đến tiền - giúp DN ổn định sản xuất - quản lý nhân sự hiệu quả và thuận lợi hơn...

Nhiệm vụ của kế toán tiền lương

Đúng như tên gọi công việc, nhiệm vụ chính của kế toán tiền lương là chịu trách nhiệm xử lý mọi vấn đề liên quan đến tiền lương cho NLĐ. Một kế toán tiền lương phải đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện công việc ghi chép, tổng hợp và phản ánh kịp thời, đầy đủ các số liệu về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian kết quả lao động.

- Thực hiện tính lương và các khoản trích theo lương như chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn...; các khoản phụ cấp phải trả cho NLĐ đảm bảo tính đúng theo các chính sách chế độ lao động hiện hành; sau đó phân bổ kịp thời và chính xác chi phí lao động đã được phân chia đến từng đối tượng sử dụng lao động để tiến hành phát lương cho NLĐ.

- Thực hiện hướng dẫn, giám sát, kiểm tra các nhân viên hạch toán kế toán tại các bộ phận sản xuất kinh doanh, các phòng ban có liên quan về tình hình chấp hành các chính sách về chế độ tiền lương lao động, chế độ bảo hiểm, kinh phí công đoàn và các khoản phí có liên quan khác theo quy định. Đồng thời, thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng quỹ tiền lương. Báo cáo kịp thời cho cấp trên để có hướng giải quyết khi gặp sự cố.

- Theo dõi tình hình trả - tạm ứng tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho NLĐ.

- Tiến hành phân tích tình hình sử dụng quỹ lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn nhằm phát hiện sai phạm, kiểm soát dòng tiền; đồng thời đề xuất biện pháp tiết kiệm quỹ lương, tổng hợp các số liệu cung cấp cho kế toán tổng hợp và các bộ phận quản lý khác.

- Lập các báo cáo về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương theo định kỳ. 

Bản mô tả công việc kế toán tiền lương trong doanh nghiệp

Tiêu chí tuyển dụng kế toán tiền lương thế nào?

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, DN thường tuyển kế toán tiền lương đáp ứng những yêu cầu sau:

- Am hiểu chính sách về nhân sự và tiền lương

- Đọc hiểu bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ sổ sách, nắm rõ chính sách thưởng, quy định và cách tính thuế thu nhập cá nhân làm căn cứ tính toán và kiểm tra chi phí lương, trả lương cho NLĐ

- Thành thạo vi tính văn phòng, nhất là word và excel và phần mềm kế toán

- Cẩn thận, nhanh nhạy, trung thực để hạn chế sai sót gây thất thoát thu nhập cho NLĐ hay ngân sách của DN

- Có thể làm việc độc lập hoặc làm việc theo nhóm, phối hợp hiệu quả với các vị trí kế toán từng phần hành khác như kế toán thuế, kế toán công nợ...​

Chia sẻ kinh nghiệm làm kế toán tiền lương

Nhằm giúp người mới, sinh viên mới ra trường phần nào đỡ bỡ ngỡ hơn khi lần đầu tiếp xúc và thử việc, Tuyencongnhan.vn xin chia sẻ lại chia sẻ của một kế toán tiền lương 5 năm kinh nghiệm, cũng từng chật vật vào nghề và học nghề:

“Để có thể làm tốt công việc của một kế toán tiền lương, trước hết cần tìm hiểu các vấn đề sau:

- Hồ sơ đăng ký thang bảng lương

- Hợp đồng lao động (xem thật kỹ để biết mức lương NLĐ được trả, các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm đều được quy định tại đây)

- Hồ sơ, thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động

- Hồ sơ, thủ tục đăng ký nộp BHXH, BHYT, KPCĐ

- Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở

- Bảng chấm công

- Bảng lương hàng tháng, lương tháng 13 (giám đốc sẽ quy định việc tính lương theo ca, theo ngày, theo tháng hay theo sản phẩm…)

- Các thủ tục, chứng từ liên quan đến vấn đề nghỉ khám chữa bệnh, tai nạn lao động, nghỉ thai sản do BHXH chi trả, nghỉ mất sức, nghỉ hưởng lương hưu, trợ cấp nghỉ việc

Và trong quá trình làm việc, kế toán tiền lương cũng cần lưu ý các vấn đề sau:

- Chấm công phải tuyệt đối chuẩn xác

- Điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương ngày) theo quy định của công ty nơi mình làm việc

- Nếu làm trên excel: chú ý các công thức, phải kéo cho đủ (cẩn thận tổng lương của từng người và tổng lương toàn công ty)

- Nếu kiêm chi lương, đếm tiền thật cẩn thận

- Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm nhớ đừng bớt của họ 1 đồng nào, cho dù bạn chỉ làm tròn cho dễ nhớ (NLĐ ăn theo sản phẩm rất khổ nên họ tính từng chút một, bớt của họ thiệt cho họ)

- Nếu tính lương cho công nhân trên phần mềm kế toán cần nhập chính xác và đầy đủ mọi dữ liệu, cẩn thận kiểm tra, đối chiếu lại báo cáo, tránh sai sót."

Để hoàn thành công việc, kế toán tiền lương cần thu thập đầy đủ các biểu mẫu cơ bản nhất như:

- Bảng chấm công

- Bảng chấm công làm thêm giờ

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

- Bảng thanh toán tiền thưởng

- Giấy đi đường

- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH

- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương

- Hợp đồng giao khoán

- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán...

Chi tiết biểu mẫu dùng cho công việc kế toán tiền lương

Với khá nhiều thông tin hữu ích được chia sẻ, Tuyencongnhan.vn tin rằng bạn đã hiểu được kế toán tiền lương là gì, nhiệm vụ - vai trò - yêu cầu của kế toán tiền lương là gì cũng như kinh nghiệm và lưu ý cụ thể khi làm kế toán tiền lương ra sao, từ đó, hoàn thành công việc tốt hơn, tránh sai sót ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bản thân cũng như quyền lợi chính đáng của NLĐ.

Ms. Công nhân