4 Bước trong quy trình ghi sổ sách kế toán, Kế toán viên cần thành thạo

Sổ sách kế toán chính là công cụ ghi chép, lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn đang muốn tìm hiểu về quy trình ghi sổ sách kế toán sao cho đúng với quy định? Tuyencongnhan.vn sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này?

Quy trình ghi sổ sách kế toán gồm những bước nào?

Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ có một hệ thống các loại sổ sách kế toán ghi chép thông tin cho 1 kỳ kế toán trong năm. Sổ sách kế toán bao gồm: sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung và sổ cái) và sổ kế toán chi tiết (các sổ chi tiết và thẻ kế toán chi tiết).

Hiện có 2 hình thức ghi sổ kế toán là ghi chép bằng tay hoặc nhập vào máy tính. Dù áp dụng hình thức nào thì kế toán viên cũng cần phải tuân thủ các quy định về mở sổ - ghi sổ - khóa sổ và sửa chữa thông tin trong sổ sách kế toán.

► Mở sổ

Việc mở sổ sách kế toán được thực hiện vào đầu kỳ kế toán năm. Với doanh nghiệp mới đi vào hoạt động thì sổ được mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và kế toán trưởng là người có trách nhiệm ký duyệt vào sổ kế toán ghi bằng tay trước ghi sử dụng hoặc file in ra từ máy tính. Sổ kế toán có thể để rời hoặc đóng thành quyển. Với tờ rời, vào cuối kỳ phải đóng thành tập để lưu trữ.

Các thủ tục cần thực hiện trước khi sử dụng sổ kế toán:

- Với sổ là tờ rời: đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ - tên sổ - tháng sử dụng – tên người giữ sổ và thực hiện việc ghi sổ. Các sổ tờ rời cần phải được phân loại, sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán để dàng tìm kiếm, tra cứu sau này. Giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền phải ký, đóng dấu vào tờ rời và ghi vào sổ đăng ký sử dụng thì tờ rời đó mới có giá trị sử dụng.

- Với sổ kế toán dạng quyển: tại trang đầu của sổ phải ghi rõ tên công ty, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ, ngày chuyển giao cho người khác, họ tên – chữ ký người giữ và ghi sổ + người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp + kế toán trưởng. Sổ kế toán dạng quyển phải được đánh số trang rõ ràng và giữa hai trang phải được đóng dấu giáp lai.

Giữa hai trang quyển sổ kế toán phải được đóng dấu giáp lai

► Ghi sổ

Mọi số liệu đưa vào sổ kế toán phải dựa vào các chứng từ kế toán đã đảm bảo tính pháp lý. Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn một hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh; điều kiện trang thiết bị và kế toán viên dựa vào đó để áp dụng:

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

- Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ

- Hình thức kế toán nhật ký chung

- Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái

► Khóa sổ

Việc tiến hành khóa sổ kế toán được thực hiện trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, trong trường hợp cần kiểm kê hoặc có yêu cầu của cơ quan nhà nước thì sổ kế toán cũng sẽ được khóa lại.

► Sửa chữa thông tin trong sổ kế toán

- Với trường hợp ghi chép bằng tay, kế toán viên có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Phương pháp ghi số âm (ghi đỏ)
• Phương pháp ghi cải chính
• Phương pháp ghi bổ sung

- Nếu là trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy tính thì áp dụng phương pháp ghi số âm hoặc ghi bổ sung:

• Trước khi nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước mà phát hiện có sai sót trong sổ kế toán thì tiến hành sửa chữa trực tiếp sổ kế toán của năm đó trên máy tính.
• Nếu đã nộp BCTC rồi mới phát hiện sai sót thì bên cạnh việc sửa trực tiếp trong sổ kế toán phải ghi chú thêm nội dung sửa vào dòng cuối của sổ kế toán năm đó.

​

Tùy trường hợp, hình thức kế toán và kế toán viên áp dụng phương pháp sửa chữa thông tin phù hợp

Khi báo cáo quyết toán năm của doanh nghiệp đã được duyệt hoặc công tác thanh – kiểm tra đã kết thúc, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính – liên quan với số liệu đã ghi trong sổ kế toán thì nhân viên kế toán phải tiến hành sửa lại thông tin trong sổ kế toán + số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp được doanh nghiệp áp dụng.

Để đảm bảo quá trình ghi sổ sách kế toán được chính xác, kế toán viên phải thực sự tỉ mỉ - cẩn thận trong việc kiểm tra, đối chứng thông tin, số liệu. Với những thông tin đã chia sẻ trong bài viết này, Tuyencongnhan.vn hy vọng đã giúp bạn nắm được 4 bước trong quy trình ghi sổ sách kế toán mà kế toán viên cần biết.

Ms. Công nhân