Chữ ký điện tử là gì? Tất tần tật những điều cần biết về chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử là gì? Ra đời từ bao giờ? Được sử dụng để làm gì? Chữ ký điện tử có phải là chữ ký số?... Đó là những câu hỏi mà ứng viên tìm việc kế toán cần phải trả lời được để có thể dễ dàng tìm cho mình việc làm phù hợp. Tuyencongnhan.vn sẽ giúp bạn lần lượt tìm hiểu những vấn đề liên quan đến chữ ký điện tử.

► Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử là loại chữ ký được tạo lập dưới dạng chữ, số, ký hiệu,… đi kèm theo các loại văn bản, tài liệu thực hiện trong các giao dịch qua mạng Internet nhằm mục đích xác định chủ thể sở hữu dữ liệu đó. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương với con dấu + chữ ký tay và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử được cấp phép hoạt động.

► Chữ ký điện tử ra đời từ bao giờ?

Dưới dạng mã Morse và điện tín, con người đã sử dụng hợp đồng điện tử từ hơn 100 năm nay. Tuy nhiên, với sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong vài thập niên trở lại đây thì chữ ký điện tử mới được áp dụng vào cuộc sống một cách phổ biến.

Vào khoảng những năm 1980, khi các cá nhân và công ty bắt đầu sử dụng máy fax để truyền đi các tài liệu quan trọng. Dù chữ ký trên tài liệu vẫn thể hiện trên mặt giấy nhưng hình thức truyền và nhận chúng được thực hiện hoàn toàn bằng tín hiệu điện tử.

► Những thông tin cần có trong chữ ký điện tử của doanh nghiệp

Theo quy định, trong chữ ký điện tử của doanh nghiệp sẽ có những thông tin sau đây:

- Tên công ty – mã số thuế

- Số seri: số hiệu của chứng thư số

- Thời hạn hiệu lực của chứng thư số

- Tên tổ chức chứng thực chữ ký điện tử

- Chữ ký điện tử của tổ chức chứng thực chữ ký điện tử

- Các thư hạn chế mục đích, phạm vi sử dụng chứng số

- Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử…

► Các trường hợp sử dụng chữ ký điện tử

- Doanh nghiệp sẽ cần dùng chữ ký điện tử để ký hợp đồng trực tuyến với các đối tác (khách hàng và nhà cung cấp) mà không cần phải trực tiếp gặp mặt, chỉ cần đưa chữ ký vào file hợp đồng và gửi sang bằng email.

- Nhân viên kế toán trong doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký điện tử để kê khai nộp các loại thuế trực tuyến, kê khai thông tin hải quan điện tử, thực hiện các giao dịch ngân hàng điện tử… mà không cần phải in các tờ khai ra giấy và đóng dấu đỏ của công ty.

- Chữ ký điện tử còn được dùng cho giao dịch trong lĩnh vực kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng Internet…

► Công dụng của chữ ký điện tử

- Việc sử dụng chữ ký điện tử trong các giao dịch online của doanh nghiệp giúp đảm bảo tính an toàn, bảo mật và là bằng chứng không thể chối từ trách nhiệm của các bên trên chứng từ đã ký.

- Giúp cho việc trao đổi thông tin, dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức với cơ quan Nhà nước trở nên dễ dàng – nhanh chóng – tiết kiệm thời gian, công sức. Bởi việc ký kết các văn bản có thể thực hiện bất cứ đâu, bất kỳ lúc nào.

► Phân biệt chữ ký điện tử khác gì chữ ký số?

Trong thực tế, chữ ký điện tử và chữ ký số thường được hiểu là 1 – dùng thay thế cho nhau dù nó không hoàn toàn là 1. Hiểu một cách chính xác, chữ ký số là “con” của chữ ký điện tử nghĩa là chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số.

Chữ ký điện tử sẽ là chữ ký số trong trường hợp nó sử dụng 1 phương pháp mã hóa nào đó để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn thông tin. Ví dụ như 1 bản thảo hợp đồng do bên bán soạn thảo – ký điện tử và gửi bằng email cho người mua.

​► Làm thế nào để có chữ ký điện tử?

Để sở hữu chữ ký điện tử, có đầy đủ tính pháp lý thực hiện các giao dịch điện tử thì cá nhân – doanh nghiệp có thể mua từ các đơn vị cung cấp dịch vụ được pháp luật cấp phép hoạt động.

Có 3 loại chữ ký điện tử được bán hiện nay gồm: chữ ký điện tử dành cho doanh nghiệp, chữ ký điện tử dành cho cá nhân, chữ ký điện tử dành cho cá nhân thuộc doanh nghiệp, tổ chức. Tùy thời gian mua là 1 năm, 2 năm hay 3 năm… mà mức giá chữ ký điện tử sẽ khác nhau.

Hiện nay, FPT – Viettel – CK – BKAV – VINA – NEWTEL… là các nhà cung cấp chữ ký điện tử được phép hoạt động. Khi chọn lựa nhà cung cấp nào, doanh nghiệp – cá nhân cần cân nhắc lựa chọn đơn vị nào có chính sách hỗ trợ tốt khi phát sinh lỗi xảy ra với chữ ký điện tử và đảm bảo các vấn đề về bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Với sự phát triển và phổ biến của Internet, các giao dịch điện tử nhờ tính tính nhanh chóng và tiện lợi được sử dụng ngày càng nhiều hơn. Và để thực hiện các giao dịch điện tử đó, không thể thiếu chữ ký điện tử. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết trên đây của Tuyencongnhan.vn sẽ giúp bạn hiểu được chính xác - đầy đủ chữ ký điện tử là gì cũng như những vấn đề liên quan đến nó.

Ms. Công nhân