3 Quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả cho nhân viên kiểm kê

Một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi cung ứng hàng hoá doanh nghiệp chính là quản lý kho. Trước đây, quá trình này thường áp dụng các biện pháp thủ công như ghi chép xuất - nhập bằng tay khiến dễ dẫn đến sai sót. Ngày nay, công nghệ mã vạch được áp dụng phổ biến giúp hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng hơn. Nếu bạn là nhân viên kho, đừng bỏ qua thông tin hữu ích về quy trình quản lý kho bằng công nghệ mã vạch để mang lại hiệu quả tối ưu nhất. 

Quản lý kho bằng công nghệ mã vạch là gì?

Mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng, thu thập dữ liệu tự động dựa trên việc ấn định một mã số/ chữ số cho các đối tượng như sản phẩm, nguyên vật liệu và thể hiện dưới dạng ký tự hoặc ma trận để đánh dấu, phân biệt từng loại hàng hóa. 

Mã vạch thường dùng với mục đích lưu thông tin về sản phẩm, nơi sản xuất, tên doanh nghiệp… nhờ đó, quá trình quản lý hàng hóa thông qua mã vạch sẽ được rút ngắn và tránh sự nhầm lẫn. Công nghệ quản lý này sẽ đi kèm với thiết bị đọc mã vạch và xuất nhập dữ liệu trên phần mềm lưu trữ thông tin của máy tính.

Ý nghĩa việc ứng dụng mã vạch trong quản lý kho

Theo phương pháp truyền thống, nhiều nhà kho, phân xưởng, cửa hàng kinh doanh thường quản lý hàng hóa bằng sổ sách. Việc ghi chép số lượng xuất, nhập thủ công rất vất vả và tốn nhiều thời gian cho kế toán, thủ kho. Quá trình này có thể gặp nhiều sai sót dẫn đến tồn hàng, quá hạn. Nhờ có công nghệ mã vạch, rất nhiều nhà xưởng, xí nghiệp, cửa hàng đã tiết kiệm được chi phí và quản lý hiệu quả hàng hóa. Cụ thể:

- Nắm rõ lượng hàng trong kho và đặc biệt là hàng tồn để có kế hoạch kinh doanh phù hợp.

- Giảm chi phí thiệt hại do kiểm soát được lượng hàng tồn chắc chắn.

- Chủ động nguồn vốn và có quyết định nhập/ xuất sản phẩm đúng thời điểm.

- Hạn chế tình trạng xuất nhầm hàng do tính chính xác của công nghệ mã vạch.

- Tiết kiệm thời gian, thao tác hơn phương pháp ghi chép thủ công.

- Đáp ứng được tính nhanh chóng, xác định chính xác vị trí, ngày giờ đưa hàng hóa, sắp xếp trong kho. Nâng cao hiệu quả quản lý, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

2 Phương pháp quản lý kho bằng mã vạch phổ biến

Thông thường, để quản lý tốt sản phẩm, trong các công xưởng, nhà máy, doanh nghiệp... thường in/ dán mã vạch theo hai phương pháp sau:

- Mỗi gói/sản phẩm sẽ có mã vạch khác nhau: Mã sản phẩm được đánh dấu theo lô và số seri với thứ tự tăng dần. Việc này giúp quá trình quản lý được chi tiết và chính xác nhất.

- Sản phẩm cùng loại của một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau: Mã được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm cụ thể. Khi tìm kiếm, xuất xưởng, thông tin sản phẩm sẽ đi theo lô.

Quy trình quản lý kho bằng mã vạch hiệu quả nhất

Ngoài việc tạo mã vạch cho sản phẩm, để đảm bảo xuất nhập hàng được hiệu quả, nhân viên kho cần nắm rõ quy trình quản lý sau:

➤ Quy trình nhập kho

- Nhân viên kho dùng máy quét mã vạch “đọc” mã vạch trên lô hàng.

- Các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm trên máy tính để tạo phiếu nhập kho cùng với các thông tin liên quan như: Tên sản phẩm, ngày giờ nhập, người nhập…

 ➤ Quy trình xuất kho

- Tương tự như nhập kho, dùng máy quét để đọc mã vạch trên lô hàng xuất đi. 

- Nhân viên quản lý có thể truy xuất được thông tin lô hàng xuất cho ai, đi bao nhiêu đơn hàng trên hệ thống trong 1 ngày/tháng/năm.

➤ Quy trình kiểm kho

- Để hạn chế tình trạng sai sót, hỏng hóc trong quá trình vận chuyển, bảo quản, nhân viên kho cần thực hiện công tác kiểm tra trực tiếp. 

- Dùng máy quét mã vạch đọc tất cả các lô hàng có trong kho và kết nối với dữ liệu trên máy tính. Sau đó đối chiếu số lượng, thông tin xuất - nhập của mỗi đợt, xem lượng hàng còn lại có trùng khớp với nhau hay không. 

- Nếu có sự thay đổi, nhanh chóng điều chỉnh thông tin, tìm ra nguyên nhân thiếu hụt/hư hỏng và báo cáo cấp trên để có hướng xử lý phù hợp. 

Quản lý kho là công việc quan trọng trong hoạt động lưu trữ, cập nhật thông tin số lượng sản phẩm. Nếu duy trì hàng hóa tồn kho một cách không hợp lý sẽ giảm hiệu quả và ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình kinh doanh. Vì vậy, nhân viên cần nắm rõ quy trình quản lý kho bằng mã vạch hoặc các công nghệ hiện đại để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc và mang lại kết quả tốt nhất. 

Bài viết liên quan: 5 Nguyên tắc bảo quản thực phẩm trong kho lạnh hiệu quả nhất

Ms. Công nhân