Đi làm đừng chỉ giữ hồ sơ xin việc: 7 bằng chứng NLĐ nên lưu để bảo vệ quyền lợi

Khi đi tìm việc, nhiều người rất cẩn thận giữ căn cước, hồ sơ xin việc, bằng cấp hay giấy khám sức khỏe, nhưng lại ít khi nghĩ đến chuyện lưu lại những giấy tờ, thông tin liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mình trong quá trình làm việc. Đến khi có bất đồng về tiền lương, ngày công, thời gian nghỉ việc hay các khoản phải thanh toán sau khi chấm dứt hợp đồng, việc không còn bất kỳ căn cứ nào để đối chiếu mới trở thành vấn đề.

Dưới góc nhìn của người làm nhân sự, nhiều HR cho rằng người lao động (NLĐ) không cần đi làm với tâm thế lúc nào cũng nghi ngờ doanh nghiệp. Phần lớn quan hệ lao động vẫn được giải quyết bằng sự thỏa thuận và phối hợp giữa hai bên. Tuy nhiên, một người lao động có kinh nghiệm sẽ luôn biết cách lưu lại những thông tin cần thiết. Đây không phải là cách “đề phòng công ty chơi xấu”, mà đơn giản là cách tự quản lý hồ sơ việc làm của chính mình, giống như doanh nghiệp cũng phải có hồ sơ nhân sự để quản lý người lao động. Cùng Vieclamnhamay.vn điểm nhanh 7 thứ NLĐ cần lưu khi đi làm để tự bảo vệ quyền lợi chính đáng khi cần.

Trước khi nhận việc, hãy lưu lại những gì hai bên đã thỏa thuận

Bằng chứng đầu tiên nên được lưu ngay từ trước khi đi làm là thông tin tuyển dụng và những nội dung doanh nghiệp đã trao đổi với bạn về công việc. Đó có thể là tin tuyển dụng, email, tin nhắn trao đổi với nhân sự hoặc nội dung xác nhận về vị trí, mức lương, ca làm, địa điểm làm việc, ngày bắt đầu, thời gian thử việc và các khoản phụ cấp nếu có.

Không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng một mẫu thư mời nhận việc giống nhau, thậm chí có nơi chỉ xác nhận qua email hoặc nền tảng tuyển dụng. Vì vậy, điều quan trọng không nằm ở việc bạn có một tờ “offer letter” đẹp hay không, mà là những thỏa thuận quan trọng trước khi nhận việc có được thể hiện rõ và bạn có lưu lại hay không.

Khi đã đi đến bước ký hợp đồng lao động, đây mới là tài liệu đặc biệt quan trọng. Theo quy định, hợp đồng lao động phải thể hiện những nội dung chủ yếu như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương, hình thức và thời hạn trả lương, phụ cấp, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi cùng những nội dung liên quan khác. Người lao động nên đọc kỹ trước khi ký và giữ một bản hợp đồng của mình.

Nói đơn giản, đừng chỉ nhớ trong đầu rằng “anh nhân sự có nói lương em khoảng 9 triệu”. Hãy biết chính xác 9 triệu đó gồm những khoản nào, khoản nào là lương, khoản nào là phụ cấp hoặc thưởng và điều kiện để được nhận từng khoản ra sao.

Trong quá trình làm việc, đừng bỏ qua những giấy tờ liên quan đến tiền và ngày công

Ba nhóm thông tin tiếp theo mà người lao động nên lưu là bảng chấm công, bảng lương hoặc phiếu lương và những thông báo có liên quan trực tiếp đến thu nhập, thời gian làm việc hoặc chế độ của mình.

Với công nhân làm việc theo ca, đây càng là những thông tin đáng lưu ý. Số ngày công, giờ tăng ca, ca đêm, ngày nghỉ, phụ cấp chuyên cần, phụ cấp ca hoặc tiền thưởng năng suất có thể khiến thu nhập thực nhận giữa các tháng khác nhau khá nhiều. Khi mọi thứ được thanh toán đầy đủ và không có tranh chấp, có thể bạn chẳng bao giờ cần mở lại những dữ liệu này. Nhưng nếu xuất hiện chênh lệch, đây sẽ là căn cứ rất hữu ích để hai bên cùng kiểm tra lại.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có thông báo bằng email, ứng dụng nội bộ hoặc tin nhắn về việc điều chuyển công việc, thay đổi ca, thay đổi mức lương hoặc các thỏa thuận khác liên quan trực tiếp đến quyền lợi, người lao động cũng nên giữ lại. Không cần lưu tất cả mọi cuộc trò chuyện trong công việc, chỉ cần tập trung vào những thông tin có ý nghĩa đối với quyền và nghĩa vụ của mình.

Một thói quen nhỏ nhưng rất hữu ích là cuối mỗi tháng tự kiểm tra xem số ngày công, số giờ tăng ca và tiền lương thực nhận có phù hợp với thông tin mình đang có hay không. Nếu phát hiện điểm chưa rõ, nên trao đổi sớm với bộ phận nhân sự hoặc quản lý thay vì để kéo dài nhiều tháng rồi mới tìm cách giải quyết.

Nghỉ việc cũng cần lưu bằng chứng, đừng chỉ nộp đơn rồi thôi

Đây là phần mà nhiều người lao động chủ quan nhất. Khi muốn nghỉ việc, không ít người chỉ viết đơn, đưa cho quản lý hoặc nhân sự rồi nghĩ rằng mình đã hoàn thành thủ tục. Vấn đề là nếu sau đó xảy ra tranh chấp về thời điểm thông báo nghỉ, thời hạn báo trước hoặc việc người lao động có thực sự gửi đơn hay chưa, một câu nói “tôi đã nộp rồi” sẽ không có nhiều giá trị nếu không có căn cứ đi kèm.

Vì vậy, khi gửi thông báo hoặc đơn xin nghỉ việc, người lao động nên giữ lại một bản có xác nhận đã nhận hoặc một hình thức thể hiện được thời điểm mình gửi và nội dung đã thông báo. Nếu doanh nghiệp tiếp nhận thông báo qua email hoặc hệ thống điện tử thì việc lưu lại email, thông báo xác nhận cũng rất cần thiết.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng lưu bằng chứng không có nghĩa là người lao động có thể muốn nghỉ lúc nào cũng được. Việc đơn phương chấm dứt hợp đồng phải tuân thủ các điều kiện và thời hạn báo trước theo quy định, trừ những trường hợp pháp luật cho phép người lao động nghỉ không cần báo trước. Vì thế, trước khi nghỉ, nên kiểm tra loại hợp đồng mình đang ký và trường hợp nghỉ của mình để thực hiện đúng quy định.

Sau khi nghỉ, hãy kiểm tra xem quyền lợi đã được giải quyết đầy đủ chưa

Bằng chứng tiếp theo là những tài liệu liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng và thanh toán quyền lợi sau khi nghỉ. Người lao động nên lưu lại thông báo chấm dứt hợp đồng hoặc giấy tờ tương ứng, bảng thanh toán cuối cùng và các tài liệu liên quan đến bảo hiểm, nếu có.

Theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, về nguyên tắc, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động và người lao động có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; một số trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày. Người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ đã giữ của người lao động theo quy định.

Đây cũng là lúc người lao động nên kiểm tra lại tiền lương những ngày đã làm nhưng chưa được thanh toán và những khoản quyền lợi khác nếu mình thuộc trường hợp được hưởng. Không phải cứ nghỉ việc là mặc nhiên được nhận mọi khoản tiền, bởi mỗi khoản đều có điều kiện và căn cứ riêng. Nhưng cũng không nên vì đã nghỉ mà bỏ qua việc kiểm tra quyền lợi của mình.

Đi làm, suy cho cùng, là một quan hệ được xây dựng trên sự thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp. Một doanh nghiệp chuyên nghiệp cần thực hiện đúng nghĩa vụ của mình, còn người lao động cũng nên chủ động hiểu hợp đồng và quản lý hồ sơ cá nhân. Việc giữ lại những giấy tờ cần thiết không phải để tạo tâm lý đối đầu, mà để khi mọi chuyện diễn ra bình thường thì cả hai bên đều yên tâm, còn nếu chẳng may có bất đồng thì vẫn có căn cứ rõ ràng để đối chiếu và giải quyết.

Người lao động không cần phải là chuyên gia pháp luật mới có thể tự bảo vệ mình. Chỉ cần hình thành một thói quen rất đơn giản: thỏa thuận quan trọng thì lưu lại, giấy tờ quan trọng thì giữ bản của mình, quyền lợi liên quan đến tiền lương và nghỉ việc thì kiểm tra cẩn thận. Đó là cách thiết thực để đi làm chủ động hơn và cũng là một phần của tác phong làm việc chuyên nghiệp.

Ms. Công nhân