Offer Letter có thay thế Hợp đồng lao động được không?

Sau một vòng phỏng vấn, nhiều ứng viên nhận được Offer Letter với đầy đủ thông tin về vị trí, mức lương, ngày bắt đầu làm việc và một số chế độ đi kèm. Có người xem đây như “tờ giấy xác nhận đã được nhận việc”, trong khi cũng có trường hợp doanh nghiệp gửi Offer Letter, người lao động bắt đầu đi làm nhưng Hợp đồng lao động lại chưa được ký ngay. Từ đây phát sinh một câu hỏi rất thực tế: nếu đã có Offer Letter thì doanh nghiệp có thể dùng văn bản này thay cho Hợp đồng lao động hay không?

Câu trả lời không nằm ở tên gọi của văn bản. Trong quan hệ lao động, điều quan trọng là phải xem xét nội dung thỏa thuận giữa hai bên và cách quan hệ đó được thực hiện trên thực tế. Đây cũng là lý do người lao động không nên chỉ nhìn vào con số lương hoặc ngày nhận việc trong Offer Letter mà bỏ qua những giấy tờ sẽ xác lập đầy đủ quyền và nghĩa vụ của mình khi chính thức làm việc.

Offer Letter và Hợp đồng lao động không phải một

Offer Letter, hay thư mời nhận việc, về bản chất thường là văn bản doanh nghiệp gửi cho ứng viên sau quá trình tuyển dụng để xác nhận đề nghị tiếp nhận người đó vào một vị trí cụ thể. Nội dung thường xoay quanh chức danh, bộ phận, mức lương dự kiến, thời gian làm việc, ngày bắt đầu, thời gian thử việc, một số khoản phụ cấp và phúc lợi. Trên thực tế tuyển dụng, đây là bước chuyển tiếp giữa giai đoạn ứng viên được lựa chọn và thời điểm hai bên hoàn thiện thủ tục nhận việc.

Trong khi đó, Hợp đồng lao động là thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động cùng quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Bộ luật Lao động 2019 còn quy định rằng nếu hai bên sử dụng một tên gọi khác nhưng nội dung thỏa thuận thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì thỏa thuận đó vẫn có thể được xác định là Hợp đồng lao động.

Điểm này rất quan trọng vì trong thực tế tuyển dụng, có không ít loại văn bản được đặt tên theo cách khác nhau như thư mời nhận việc, thỏa thuận làm việc, thỏa thuận tuyển dụng hoặc thỏa thuận cộng tác. Không thể chỉ dựa vào tên văn bản để kết luận bản chất pháp lý của quan hệ giữa doanh nghiệp và người lao động.

Tuy nhiên, với một Offer Letter thông thường được sử dụng trong quy trình tuyển dụng, người lao động không nên mặc nhiên coi đó là Hợp đồng lao động. Offer Letter thường được dùng để xác nhận các điều kiện tuyển dụng trước khi hai bên hoàn tất việc giao kết Hợp đồng lao động, còn Hợp đồng lao động mới là văn bản được thiết lập để điều chỉnh đầy đủ quan hệ lao động trong quá trình làm việc.

Vì sao Offer Letter không nên được dùng thay HĐLĐ?

Một Offer Letter có thể ghi mức lương 15 triệu đồng/tháng, chức danh Nhân viên kỹ thuật, ngày nhận việc 1/10 và thời gian thử việc hai tháng. Nhưng quan hệ lao động thực tế thường rộng hơn rất nhiều những thông tin này. Người lao động còn liên quan đến thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, tiền lương làm thêm giờ, chế độ nghỉ phép, bảo hiểm, quyền và nghĩa vụ trong quá trình thực hiện công việc, trách nhiệm vật chất, bảo mật thông tin, đào tạo, điều chuyển công việc và những trường hợp chấm dứt quan hệ lao động.

Nếu Offer Letter chỉ ghi một số điều kiện cơ bản mà không thể hiện đầy đủ những nội dung cần thiết của quan hệ lao động, việc dùng nó như văn bản duy nhất để thay thế Hợp đồng lao động có thể khiến cả người lao động và doanh nghiệp gặp khó khăn khi phát sinh vấn đề. Đặc biệt với người lao động, những thỏa thuận được trao đổi trong quá trình phỏng vấn hoặc qua điện thoại nhưng không được ghi nhận rõ ràng trong văn bản sẽ rất khó chứng minh nếu sau này hai bên có cách hiểu khác nhau.

Một điểm khác cũng cần lưu ý là Offer Letter thường xuất hiện ở thời điểm trước khi người lao động chính thức gia nhập doanh nghiệp. Sau khi ứng viên đồng ý nhận việc, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện các thủ tục lao động phù hợp với quan hệ làm việc thực tế, trong đó có việc giao kết Hợp đồng lao động khi đủ điều kiện theo quy định. Việc đã nhận Offer Letter không có nghĩa người lao động có thể mặc nhiên bỏ qua bước này.

Nếu đã đi làm nhưng chưa ký HĐLĐ thì sao?

Đây mới là tình huống người lao động cần đặc biệt quan tâm. Không ít người nghĩ rằng chưa ký Hợp đồng lao động thì mình chưa có quan hệ lao động chính thức hoặc mọi quyền lợi đều phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có ký hợp đồng hay không. Cách hiểu này không nên áp dụng một cách máy móc.

Bộ luật Lao động 2019 nhìn vào bản chất của thỏa thuận và quan hệ làm việc. Nếu một người thực tế làm việc cho doanh nghiệp, được trả công, tiền lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát thì việc một văn bản được đặt tên là Offer Letter, thỏa thuận làm việc hay tên gọi khác không tự động loại bỏ khả năng quan hệ đó được xác định là quan hệ lao động.

Ngược lại, điều này cũng không có nghĩa người lao động nên yên tâm làm việc trong thời gian dài chỉ với một Offer Letter. Khi chưa có Hợp đồng lao động được hoàn thiện, nhiều nội dung quan trọng có thể chưa được thể hiện đầy đủ hoặc chưa được thống nhất rõ ràng. Đến khi xảy ra tranh chấp về mức lương, thời gian làm việc, phụ cấp, trách nhiệm công việc hay việc chấm dứt quan hệ lao động, việc chứng minh thỏa thuận giữa hai bên có thể trở nên phức tạp hơn.

Vì vậy, nếu đã nhận việc nhưng doanh nghiệp chưa gửi Hợp đồng lao động, người lao động nên chủ động hỏi bộ phận nhân sự về thời điểm ký hợp đồng và đề nghị được cung cấp bản hợp đồng để đọc kỹ trước khi ký. Đây không phải là yêu cầu “làm khó” doanh nghiệp mà là bước cần thiết để hai bên xác nhận rõ quyền và nghĩa vụ trong quá trình làm việc.

Đừng chỉ nhìn vào mức lương trên Offer Letter

Một trong những sai lầm phổ biến của ứng viên là chỉ tập trung vào con số lương được ghi trong Offer Letter. Thực tế, cùng một mức lương nhưng cách tính gross hay net, khoản phụ cấp có cố định hay không, thưởng được tính theo điều kiện nào, thời gian thử việc ra sao và các chế độ khác được áp dụng thế nào có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể đối với thu nhập thực nhận.

Người lao động cũng nên đối chiếu những thông tin trong Offer Letter với Hợp đồng lao động trước khi ký. Nếu mức lương, chức danh, địa điểm làm việc, thời gian làm việc hoặc một quyền lợi quan trọng trong hợp đồng khác với những gì đã được doanh nghiệp xác nhận trước đó, cần hỏi lại HR thay vì ký ngay chỉ vì cho rằng đó là thủ tục bắt buộc.

Đặc biệt, những câu như “thưởng theo chính sách công ty”, “phúc lợi theo quy định hiện hành” hoặc “mức thu nhập dự kiến” cần được hiểu đúng bản chất. Một khoản thu nhập được giới thiệu trong quá trình tuyển dụng không nhất thiết đồng nghĩa với một khoản tiền người lao động chắc chắn được nhận hàng tháng. Khi quyền lợi có ý nghĩa lớn đối với quyết định nhận việc, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp giải thích rõ điều kiện áp dụng và cách tính.

Người lao động nên làm gì sau khi nhận Offer Letter?

Offer Letter có giá trị thực tế ở chỗ giúp ứng viên biết doanh nghiệp đang đề nghị những điều kiện nào trước khi bắt đầu công việc. Vì vậy, thay vì ký hoặc xác nhận ngay theo thói quen, ứng viên nên đọc kỹ toàn bộ nội dung và lưu lại bản Offer Letter cùng email trao đổi liên quan.

Sau đó, cần quan tâm đến thời điểm ký Hợp đồng lao động và kiểm tra sự thống nhất giữa các văn bản. Nếu doanh nghiệp yêu cầu người lao động nhận việc trước rồi mới hoàn thiện hồ sơ, ứng viên có thể hỏi rõ quy trình và thời hạn dự kiến. Trường hợp có nội dung quan trọng chưa rõ, tốt nhất nên trao đổi bằng email hoặc hình thức có thể lưu lại thay vì chỉ thỏa thuận miệng.

Với những vị trí có thu nhập gồm nhiều thành phần như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng doanh số, thưởng hiệu suất hoặc tiền làm thêm giờ, việc lưu giữ các tài liệu tuyển dụng càng có ý nghĩa. Khi cần đối chiếu, người lao động có thể kiểm tra lại thông tin đã được doanh nghiệp cung cấp tại thời điểm tuyển dụng với nội dung trong Hợp đồng lao động và các chính sách liên quan.

Offer Letter là bước khởi đầu, HĐLĐ mới là nền tảng của quan hệ làm việc

Offer Letter có thể giúp ứng viên xác nhận rằng mình đã được doanh nghiệp lựa chọn và hai bên đã thống nhất sơ bộ về những điều kiện nhận việc. Nhưng không nên mặc định rằng một Offer Letter thông thường có thể thay thế hoàn toàn Hợp đồng lao động.

Điều người lao động cần nhớ là đừng đánh giá một văn bản chỉ dựa vào tên gọi. Pháp luật lao động quan tâm đến bản chất của thỏa thuận và quan hệ làm việc thực tế. Một văn bản mang tên khác vẫn có thể được xem xét theo bản chất nếu đáp ứng các dấu hiệu của Hợp đồng lao động; ngược lại, một Offer Letter thông thường cũng không vì có chữ ký hay con dấu mà nghiễm nhiên trở thành Hợp đồng lao động đầy đủ.

Với người tìm việc, cách an toàn hơn là xem Offer Letter như một căn cứ để xác nhận các điều kiện tuyển dụng, đồng thời chủ động hoàn thiện Hợp đồng lao động và lưu giữ các tài liệu liên quan. Một bộ hồ sơ việc làm đầy đủ không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự thuận lợi mà còn là cơ sở để người lao động bảo vệ quyền lợi của chính mình khi cần đối chiếu sau này.

Ms. Công nhân