Chứng từ kế toán là gì? 5 Điều cần biết về chứng từ kế toán

Có khá nhiều bạn học viên kế toán mới vào ngành sẽ thắc mắc không biết “Chứng từ kế toán là gì?”, Chứng từ kế toán gồm những loại nào? Chứng từ kế toán như thế nào thì được xem làm hợp lệ?... Bài viết sau đây của Tuyencongnhan.vn sẽ giúp bạn giải đáp tất cả các câu hỏi này.

Bạn có biết chứng từ kế toán là gì?

► Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là những loại giấy tờ, vật mang thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành của doanh nghiệp, được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

Các loại chứng từ kế toán sẽ được tập hợp lại để tạo thành 2 hệ thống chứng từ là:

- Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: do nhà nước quy định về biểu mẫu, phương pháp lập, các chỉ tiêu phản ánh – áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, thuộc các thành phần kinh tế khác nhau.

- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: nhà nước sẽ quy định các chỉ tiêu đặc trưng, các doanh nghiệp sẽ vận dụng linh hoạt tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể - được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.

► 5 Điều cần biết về chứng từ kế toán

♦ Những nội dung cần có trong chứng chứng kế toán

- Tên gọi chứng từ (Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn…)

- Số hiệu chứng từ

- Ngày – tháng – năm lập chứng từ

- Tên, địa chỉ của cá nhân/ đơn vị lập chứng từ

- Tên, địa chỉ của cá nhân/ đơn vị nhận chứng từ

- Nội dung chứng từ: nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh

- Các số liệu về số lượng, đơn giá, giá trị.

- Chỉ tiêu số liệu về thuế suất, số thuế phải nộp (với chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ)

- Chữ ký – họ tên người lập chứng từ + những người chịu trách nhiệm liên quan đến chứng từ.

Nội dung chứng từ kế toán phải có đầy đủ các thông tin cơ bản trên

♦ Phân loại chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được phân loại phụ thuộc vào nhiều tiêu chí khác nhau:

- Chứng từ kế toán phân loại theo công dụng chứng từ

• Chứng từ mệnh lệnh: truyền đạt chỉ thị, yêu cầu của lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới (lệnh xuất kho vật tư, lệnh chi tiền mặt). Loại chứng từ này chưa phản ánh mức độ hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên không đủ cơ sở để ghi chép vào sổ sách kế toán.
• Chứng từ chấp hành: thể hiện một nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành (phiếu xuất kho, phiếu chi tiền mặt…). Chứng từ chấp hành + chứng từ mệnh lệnh sẽ có đủ điều kiện làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
• Chứng từ thủ tục: là chứng từ trung gian, mang tính chất tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo các đối tượng kế toán cụ thể - tạo thuận lợi cho quá trình ghi sổ kế toán và đối chiếu các loại tài liệu.
• Chứng từ liên hợp: mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ kể trên (Hóa đơn kiêm phiếu xuất vật tư theo hạn mức…)

- Chứng từ kế toán phân loại theo trình tự lập chứng từ

- Chứng từ kế toán phân loại theo phương thức lập chứng từ

- Chứng từ kế toán phân loại theo địa điểm lập chứng từ

- Chứng từ kế toán phân loại theo các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

Với cách phân loại này, các loại chứng từ liên quan đến nội dung (chỉ tiêu) được chia thành:

• Chứng từ chỉ tiêu lao động và tiền lương
• Chứng từ chỉ tiêu hàng tồn kho
• Chứng từ chỉ tiêu bán hàng
• Chứng từ chỉ tiêu tiền tệ
• Chứng từ chỉ tiêu tài sản cố định

- Chứng từ kế toán phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ

- Chứng từ kế toán phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin chứng từ

♦ Chứng từ kế toán như thế nào được xem là hợp lệ?

Tất cả các loại chứng từ kế toán từ bên ngoài vào hay do đơn vị lập ra, cần phải được xác minh trước khi tiến hành ghi sổ. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh thể hiện trên chứng từ.

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu.

- Kiểm tra các chỉ tiêu trên chứng từ có được phản ánh rõ ràng, đầy đủ và trung thực không.

- Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý nội bộ, quá trình xét duyệt áp dụng đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Nếu chứng từ kế toán nào không đáp ứng được 1 trong các nội dung trên thì đó là chứng từ không hợp lệ, người chịu trách nhiệm xác minh chứng từ phải trả lại, báo lại cho cá nhân, đơn vị lập chứng từ biết để điều chỉnh hay làm lại, sau đó mới dùng làm căn cứ để vào sổ kế toán.

♦ Công tác bảo quản – lưu trữ chứng từ

- Chứng từ kế toán được xem là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý, cho nên, sau khi dùng làm căn cứ ghi sổ, cần phải được phân loại - bảo quản – lưu trữ theo trình tự để khi cần sẽ dùng làm cơ sở kiểm tra, đối chiếu.

- Thời gian lưu trữ chứng từ ở phòng kế toán không quá 1 năm, sau đó sẽ được chuyển vào bảo quản dài hạn với thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Sau khi được bảo quản khoảng 1 năm trong phòng kế toán, các loại chứng từ sẽ được chuyển đến phòng lưu trữ dài hạn

♦ Danh mục chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Danh mục chứng từ kế toán được Bộ Tài chính quy định rõ ràng trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, với 5 loại và 37 biểu mẫu:

Với những thông tin mà Tuyencongnhan.vn đã chia sẻ trong bài viết trên đây, hy vọng đã giúp các bạn học viên kế toán hiểu được “Chứng từ kế toán là gì?” cũng như biết thêm một số vấn đề liên quan đến chứng từ kế toán.

Ms. Công nhân