Hướng dẫn chi tiết thủ tục gộp sổ BHXH cho công nhân

Nhiều lao động được yêu cầu cung cấp giấy tờ liên quan làm hồ sơ gộp sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi. Vậy khi nào thì phải gộp sổ BHXH? Thủ tục gộp sổ BHXH thế nào? NLĐ nếu không gộp sổ có bị mất quyền lợi gì không?... Nếu chưa có nhiều thông tin, cùng Vieclamnhamay.vn tìm hiểu nhé!

Khi nào thì phải gộp sổ BHXH cho NLĐ?

Luật quy định mỗi lao động có quan hệ giao kết hợp đồng với DN, NSDLĐ, có tham gia đóng BHXH hàng tháng thì sẽ chỉ có 1 mã số BHXH tương ứng với 1 cuốn sổ BHXH duy nhất. Trường hợp có từ 2 sổ trở lên thì phải tiến hành gộp sổ để đảm bảo quyền lợi cho NLĐ cũng như thuận tiện trong khâu quản lý, lưu trú và giải quyết chế độ liên quan cho NLĐ đó khi cần.

Tại sao NLĐ lại có nhiều hơn 1 sổ BHXH?

Có nhiều nguyên nhân khiến 1 lao động lại có nhiều hơn 1 sổ BHXH nhưng phổ biến nhất là tình trạng nghỉ việc ở công ty A nhưng không chốt sổ rồi lại đăng ký sổ mới ở công ty B.

NLĐ rơi vào trường hợp có nhiều hơn 1 sổ BHXH cần làm thủ tục gộp sổ theo hướng dẫn của cơ quan BHXH để đảm bảo quyền lợi.

Thủ tục gộp sổ BHXH thế nào?

NLĐ có từ 2 sổ BHXH trở lên, có thời gian đóng BHXH không trùng nhau cần tiến hành gộp sổ. Lúc này, BHXH sẽ thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu rồi in thời gian đóng - hưởng chế độ BHXH của các sổ BHXH đã có vào sổ mới, đảm bảo chính xác và đầy đủ. Việc gộp sổ có thể do DN, NSDLĐ sau hoặc chính NLĐ thực hiện.

Cách làm và thủ tục chi tiết như sau:

+ Hồ sơ gồm:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (theo mẫu), ghi rõ yêu cầu gộp sổ BHXH

- Tất cả các sổ BHXH của NLĐ

+ Số lượng: 01 bộ

+ Trình tự gộp sổ:

- DN, NSDLĐ lập tờ khai - nộp hồ sơ gửi cơ quan BHXH

- Cơ quan BHXH sẽ tiến hành xử lý và trả sổ BHXH mới (đã gộp) lại cho NLĐ trong thời gian không quá 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đúng - đủ theo quy định. Trường hợp phức tạp cần phải xác minh thông tin (như quá trình đóng) thì không quá 45 ngày làm việc và phải có văn bản thông báo chi tiết cho NLĐ biết.

Gộp sổ thế nào khi chỉ có sổ BHXH mới?

Nhiều trường hợp NLĐ có nhiều hơn 1 sổ BHXH nhưng hiện chỉ có sổ ở công ty mới, (những) sổ cũ hoặc chưa được công ty cũ chốt, hoặc bị mất. Khi đó, cần:

- Nếu NLĐ chỉ có sổ BHXH ở công ty mới còn công ty cũ chưa chốt sổ thì phải liên hệ công ty cũ đề nghị hỗ trợ chốt sổ giúp rồi sau đó mới thực hiện thủ tục gộp sổ BHXH như trên.

- Nếu NLĐ làm mất sổ BHXH cũ thì cần làm hồ sơ đề nghị cấp mới, đồng thời đề nghị cơ quan BHXH hỗ trợ gộp sổ luôn để tiết kiệm thời gian.

Luật quy định mỗi lao động chỉ sở hữu 1 sổ BHXH duy nhất, trường hợp có từ 2 sổ trở lên thì cần tiến hành gộp lại 1 sổ mới để đảm bảo quá trình đóng BH được liên tục, làm cơ sở tính toán và chi trả quyền lợi cho NLĐ cũng như giúp cơ quan BHXH thuận tiện trong việc quản lý thông tin.

(Theo Thư viện Pháp luật)