Quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho và mẹo làm việc chính xác nhất

Kiểm kê hàng hóa trong kho vốn là công việc không mấy dễ dàng với nguy cơ xảy ra sai sót cao. Hiểu được điều này, Vieclamnhamay chia sẻ đến bạn quy trình kiểm kê chi tiết cùng mẹo làm việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả nhất.

Kiểm kê hàng hóa là gì?

Kiểm kê hàng hóa được hiểu là công việc cân đo, đong đếm số lượng, đồng thời kiểm tra và xác nhận lại chất lượng cùng giá trị sử dụng của hàng hóa, đảm bảo đúng yêu cầu tiêu chuẩn đề ra; ngoài ra, cập nhật số liệu mới tương ứng vào sổ kiểm kê để quản lý và lên phương án tiêu thụ hay bảo quản hợp lý trong tương lai.

Tùy vào cơ cấu nhân sự của mỗi cơ sở mà nhiệm vụ kiểm kê hàng hóa được giao cho nhân viên kho hay nhân viên kiểm kê, thực hiện công việc có sự phối hợp cùng với những nhân viên liên quan khác.

Tại sao phải kiểm kê hàng hóa?

Rõ ràng, chuyện kiểm kê hàng hóa là cần thiết để đảm bảo:

- Kiểm soát số lượng và chất lượng hàng hóa đang có trong kho, đối chiếu với số liệu trên hệ thống, tránh sai lệch dẫn đến lãng phí hoặc cập nhật tình hình mới để lên phương án sử dụng và bảo quản hợp lý hơn

- Kịp thời phát hiện sai sót hay chênh lệch, nhầm lẫn về số liệu thực tế trong kho với hệ thống từ đó đánh giá hiệu quả bảo quản hay nhìn ra gian lận hoặc mất cắp để có phương án quản lý tốt hơn

- Thống kê được số lượng và chất lượng hàng tồn để kịp thời lên kế hoạch xử lý, ưu tiên tiêu thụ những hàng hóa gần hết hạn, hạn chế tối đa tình trạng vứt bỏ đồ hết hạn, bị lỗi vô cùng lãng phí

- Giảm tình trạng tồn đọng hàng hóa, giảm được chi phí kho bãi dùng chất hàng, chi phí nhân công

- …

Quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho chuẩn

+ Chuẩn bị trước kiểm kê

Bước này rất quan trọng, giúp quá trình kiểm kê hàng hóa diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn. Các công việc cần làm đó là:

- Thông báo đến các bộ phận liên quan về kế hoạch kiểm kê hàng hóa sắp được tiến hành để có sự chuẩn bị trước

- Phân công nhân sự tham gia kiểm kê, đảm bảo phù hợp

- Lên kế hoạch thực hiện cụ thể, bao gồm thời gian kiểm kê, khu vực kiểm kê… để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc cũng như không làm ảnh hưởng đến công việc khác trong kho

- Rà soát lại các mặt hàng tồn kho được thống kê ở lần kiểm kê gần nhất để đối chiếu khi tiến hành kiểm kê thực tế ở lần này, đồng thời đánh giá hiệu quả của phương án xử lý hàng cận date, hàng lỗi hay xả hàng để có phương án xử lý tối ưu hơn cho những lần tiếp theo.

+ Tiến hành kiểm kê chi tiết

Những bước công việc cụ thể sẽ làm khi kiểm kê hàng hóa trong kho sẽ là:

- Lập bảng thống kê hàng tồn theo danh sách, được chia thành các cột rõ ràng với thông tin cụ thể, đầy đủ và chính xác như: số thứ tự, tên mặt hàng, số lượng hàng hóa trên báo cáo, số lượng hàng hóa thực tế đã kiểm kê, thời gian kiểm kê, tình trạng hàng hóa… Thông tin và số liệu sẽ được lấy dựa theo phần mềm quản lý hàng hóa trong kho, dữ liệu hàng tồn hay các thẻ kho đã cấp phát trước đó.

- Tiến hành kiểm kê hàng hóa thực tế trong kho và điền vào bảng thống kê đã tạo. Quá trình kiểm kê sẽ gồm có 2 người để đối chiếu với nhau, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.

- Đối chiếu và so sánh số liệu của bản kiểm kê thực tế với báo cáo trước đó và đánh giá sự chênh lệch. Kiểm tra lại một lần nữa đối với những mặt hàng không khớp thông tin để có được số liệu cuối cùng chính xác nhất.

- Tiếp tục đối chiếu một lần nữa số lượng hàng tồn thực tế với số liệu trong báo cáo, sau đó điều chỉnh lại số liệu hàng tồn trên bảng kiểm kê và thẻ kho.

- Nhân viên kiểm kê tiến hành giải trình cụ thể với những mặt hàng có sự chênh lệch số liệu giữa thực tế với báo cáo.

- Lập biên bản kiểm kê và ký xác nhận sau khi hoàn tất.

- Nhà quản lý sẽ đọc bảng kiểm kê và tìm hiểu lý do sai lệch (thừa hoặc thiếu) của các mặt hàng được báo cáo, từ đó, họp bàn với nhân sự liên quan đưa ra phương án xử lý, khắc phục tối ưu.

Cách để kiểm kê hàng hóa nhanh chóng lại hiệu quả?

Để quá trình kiểm kê hàng hóa trong kho được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả cần:

- Bố trí nhà kho rộng rãi, thông thoáng

- Các mặt hàng được phân loại và sắp xếp khoa học, gọn gàng

- Sử dụng các thẻ kho đúng và phù hợp, dễ đọc, dễ nhận biết

- Nhân viên phụ trách được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp, có kỹ năng và nghiệp vụ thực hiện công việc, có đạo đức và trách nhiệm trong công việc

- …

Kiểm kê hàng hóa định kỳ chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình hàng hóa trong kho để có kế hoạch sử dụng và tiêu thụ hợp lý, tránh để hàng hỏng, hết hạn phải bỏ đi gây lãng phí.

Ms. Công nhân