5 chiêu trò gian lận của nhân viên thu ngân và giải pháp khắc phục

Thu ngân là một trong những vị trí dễ ăn chặn, ăn bớt tiền công của đơn vị kinh doanh nhất. Phải chăng họ vô cùng tinh vi hay khâu quản lý quá lỏng lẻo? Cùng Tuyencongnhan.vn vạch trần 5 chiêu trò gian lận của nhân viên thu ngân và gợi ý giải pháp khắc phục để hạn chế thất thoát…

Thu ngân nảy sinh hành vi gian lận do đâu?

Thường gặp nhất là:

- Các cửa hàng vừa và nhỏ, việc quản lý diễn ra thủ công, thiếu sát sao

- Chủ hay quản lý thường xuyên vắng mặt, không có hình thức quản lý từ xa mà giao quyền lại cho 1 hoặc một vài nhân viên cốt cán, trong khi chính nhân viên đó lại thực hiện hành vi gian lận

- Nhân viên bán hàng kiêm thu ngân nên dễ dàng thao tác gian lận bằng nhiều cách

- Nhân viên thu ngân liên kết với nhau, nhân viên thu ngân liên kết với nhân viên khác thực hiện hành vi gian lận

- …

Nhận diện 5 chiêu trò gian lận của thu ngân và giải pháp khắc phục

>Gian lận tiền mặc cả

+ Nhận diện:

“Tiền mặc cả” là số tiền chênh lệch giữa giá hô bán với giá chốt mua. Chẳng hạn như: nhân viên báo giá bán cái mũ kia là 50.000, khách trả 45.000 thì ok bán nhưng báo về hệ thống khách mua 40.000, 5.000 dư ra được đút túi riêng.

Chiêu thức này được thực hiện tại các cửa hàng không bán giá cố định và nhân viên liên quan được trao quyền quyết định giảm giá bán trong một phạm vi giới hạn cho phép. Đây chính là đòn bẩy kích thích, tạo điều kiện để nhân viên gian lận.

+ Cách khắc phục:

- Áp giá công khai, cụ thể lên từng mặt hàng

- Áp dụng phần mềm bán hàng vào hệ thống quản lý

- Quy định in bill hóa đơn của khách hàng, lưu thông tin cụ thể trên hệ thống, kiểm tra, đối chiếu lại với doanh thu tổng vào cuối ngày.

>Không ghi lại đơn hàng hay in bill cho khách

+ Nhận diện:

Nhân viên không ghi chép lại doanh số bán, không nhập hóa đơn vào hệ thống mà biển thủ số tiền đó làm tài sản riêng. Nhiều người chấp nhận mạo hiểm để “gom một mớ” rồi cao chạy xa bay đến khi kế toán hay quản lý kiểm kê thì cũng quá muộn rồi. Hoặc có khi, tiền thất thoát bị chia đều cho nhân viên thuộc ca đó vì không tìm ra nguyên nhân, thủ phạm. Như thế, kẻ gian vẫn được lợi.

+ Cách khắc phục:

- Quy định rõ ràng và chặt chẽ về quy trình bán hàng, lập hóa đơn và đền bù hàng mất (nếu có)

- Lắp camera để giám sát cửa hàng, quản lý nhân viên. Việc này cũng cảnh báo kẻ gian tránh manh động mà phạm lỗi

- Dán thông báo đề nghị khách mua hàng nhận hóa đơn khi mua để đảm bảo không phát sinh sự cố sau này

- Kiểm soát tiền thu về hàng ngày, đối chiếu trên hệ thống để đảm bảo không có sai sót

- Thường xuyên kiểm kê lại hàng hóa tại cửa hàng

- Giao quyền giám sát cho 1 nhóm nhân viên, để họ tự quản lý nhau, chịu trách nhiệm cho nhau

>Kê thêm số lượng hàng bán

+ Nhận diện:

Với những cửa hàng chuyên đồ dùng thiết yếu, đa dạng mặt hàng bán như tạp hóa hay siêu thị mini, khách có thể mua một lần rất nhiều thứ, hoặc một thứ nhưng số lượng nhiều. Lợi dụng điều này mà thu ngân kê thêm số lượng mặt hàng đó lên để tăng thêm tiền trong khi thực tế rất ít khách dành thời gian kiểm tra lại bill dài dằng dặc khi thanh toán, nhất là khi có quá nhiều khách hàng đứng chờ và hối thúc phía sau.

Họ ăn chặn bằng cách tạo phiếu nhập trả các mặt hàng đã kê thêm để lấy tiền chênh lệch ngay sau khi khách thanh toán xong và ra về. Hành vi này tuy không gây thất thoát cho cửa hàng và “người bị hại” là khách mua nhưng biết đâu, vào một ngày đẹp trời, khách phát hiện ra rồi “phốt” hay làm ầm ĩ ảnh hưởng đến thương hiệu và uy tín của cửa hàng đã gầy dựng.

+ Cách khắc phục:

- Xây dựng quy trình trả hàng chặt chẽ, bằng cách quy định hàng trả lại cần có xác nhận của khách hoặc giám sát

- Theo dõi tần suất trả hàng để nắm bắt vấn đề, phát hiện sai phạm đang giấu

- Đề nghị khách kiểm tra lại bill và hàng hóa trước khi rời quầy

>Ăn chặn từ chương trình khuyến mãi

+ Nhận diện:

Tại các cửa hàng bán lẻ thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mãi, giảm giá, mua này tặng kia hay xả hàng tồn để tăng doanh số và đẩy nhanh quá trình bán hàng. Để có tiền biển thủ, nhân viên thường gộp đơn hàng từ nhiều khách thành một đơn sao cho thỏa mãn điều kiện nhận ưu đãi và nhận về mình giá trị chênh lệch.

+ Cách khắc phục:

- Công khai chương trình khuyến mãi tại quầy bán hay hành lang di chuyển, treo banner nổi bật để khách hàng dễ dàng nắm bắt

- Đề nghị khách nhận hóa đơn khi thanh toán để chắc chắn không bị lợi dụng gộp đơn

- Kiểm soát chặt chẽ đơn hàng đổi trả trong thời gian chạy chương trình khuyến mãi

- Quản lý hiệu suất bán hàng bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng vào quy trình làm việc

>Mập mờ khâu ưu đãi khách hàng thân thiết

+ Nhận diện:

Hầu như cửa hàng kinh doanh nào cũng mở ưu đãi tri ân khách hàng thân thiết như tích điểm để tặng quà, giảm giá... Và nhân viên hoàn toàn có thể lợi dụng chính sách này để thu lợi bất minh bằng cách tích điểm cho người thân hoặc tự tạo tài khoản ảo để tích điểm từ nhiều khách vãng lai hay khách “sộp” không cần nhận quà… Dĩ nhiên, chính họ hay “người nhà” sẽ nhận lấy ưu đãi này.

+ Cách khắc phục:

- Thông báo cho khách hàng biết về chương trình ưu đãi của cửa hàng

- Định kỳ kiểm tra bảng hệ thống tích điểm của khách, ai là khách vãng lai thành khách thân thiết mới, ai duy trì để có nhận định chính xác hơn

- Định kỳ gọi điện chăm sóc khách hàng, thông báo điểm thưởng đổi quà… (nếu đạt)

- Sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý

Ngoài ra, tùy vào tính chất công việc mà thu ngân còn có thể thực hiện hành vi gian lận bằng nhiều cách, tinh vi và khó phát hiện hơn, như: lấy tiền giả của người quen vào đổi lấy tiền thật tại quầy – tính quá giá tiền sản phẩm cho khách – thối thiếu tiền thừa của khách…

Không chủ quan bỏ qua không suy xét vì cho rằng thất thoát nhỏ, cửa hàng vốn dĩ đã trả lương thấp cho nhân viên! Hãy cẩn trọng và chặn đứng gian lận ngay lập tức nếu không muốn nhiều kẻ gian gia nhập, tổn thất ngày một lớn, trước là tiền bạc, sau là uy tín. Bởi, “đừng khinh lỗ nhỏ, lỗ nhỏ đắm thuyền.”

Ms. Công nhân