5 Hình thức ghi sổ kế toán Kế toán viên cần biết

Theo quy định của Luật kế toán hiện hành, có khá nhiều hình thức ghi sổ sách kế toán khác nhau để doanh nghiệp lựa chọn áp dụng cho đơn vị mình. Trong bài biết này, hãy cùng Tuyencongnhan.vn tìm hiểu 5 hình thức ghi sổ kế toán mà kế toán viên cần biết.

Có những hình thức ghi sổ kế toán nào đang được áp dụng hiện nay?

► Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

- Đặc trưng cơ bản

Với hình thức ghi sổ kế toán này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh của doanh nghiệp cần phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo đúng định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung này để ghi vào sổ cái tương ứng với nghiệp vụ phát sinh. Đây là hình thức ghi sổ kế toán được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay.

Cách ghi sổ kế toán này cần các loại sổ sau: sổ Nhật ký chung – sổ Nhật ký đặc biệt – sổ cái – các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

- Ưu điểm cách ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung

• Mẫu sổ có kết cấu đơn giản, vừa dễ thực hiện việc ghi chép vừa thuận lợi cho việc phân công công việc cho các kế toán viên.
• Thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong công tác ghi sổ.
• Có thể thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên Sổ Nhật ký chung ở mọi thời điểm.

- Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

► Ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - ghi sổ

- Đặc trưng cơ bản

Với hình thức này, căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán sẽ bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán viên tổng hợp trên cơ sở nội dung nghiệp vụ của từng chứng từ kế toán hoặc từ bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Chứng từ ghi sổ được đánh dấu liên tục theo từng tháng - dựa theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - và có chứng từ kế toán đính kèm theo. Thông tin trên chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng xét duyệt trước khi sử dụng làm căn cứ để ghi sổ.

Hình thức ghi sổ kế toán này sẽ cần dùng đến các loại sổ sách sau:

• Chứng từ ghi sổ
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
• Sổ cái
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - ghi sổ

► Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái

- Đặc trưng cơ bản

Các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh của doanh nghiệp được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán trong cùng một sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – sổ cái. Các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại là căn cứ được dùng để ghi sổ.

Hình thức ghi sổ này chỉ sử dụng: sổ Nhật ký – sổ cái, các sổ - thẻ kế toán chi tiết để thực hiện quá trình ghi sổ.

- Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái

► Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ

- Đặc trưng cơ bản

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ được phân loại – ghi vào sổ Nhật ký – chứng từ theo bên “Nợ” - “Có” của các tài khoản kế toán liên quan và tương ứng.

Hình thức ghi sổ này thường chỉ được các doanh nghiệp quy mô lớn áp dụng với số lượng nhân viên kế toán nhiều – có trình độ chuyên môn cao.

- Ưu điểm

• Giúp giảm nhẹ khối lượng cần ghi sổ kế toán.
• Việc kiểm tra – đối chiếu thông tin được thực hiện thường xuyên nên dễ kiểm soát các sai sót.

- Nhược điểm

• Mẫu số kế toán khá phức tạp nên kế toán viên phải nắm vững nghiệp vụ mới có thể thao tác một cách dễ dàng.
• Không thuận tiện cho việc ứng dụng tin vào quá trình ghi sổ.

- Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ

► Ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính

- Đặc trưng cơ bản

Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính chính là việc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng. Các phần mềm kế toán đang dùng hiện nay được thiết kế theo 1 trong các hình thức ghi sổ được Tuyencongnhan.vn đã liệt kê trên đây hoặc kết hợp của nhiều hình thức với nhau.

Phần mềm kế toán thiết kế theo hình thức nào thì có các loại sổ tương ứng với hình thức ghi sổ đó, nhưng kết cấu sẽ không hoàn toàn giống với mẫu sổ ghi bằng tay.

- Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính

Tương ứng với 5 hình thức ghi sổ kế toán được Tuyencongnhan.vn trên đây sẽ có những quy định riêng về kết cấu, phương pháp ghi chép… Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn một hình thức ghi sổ phù hợp. Là nhân viên kế toán trong nghề hay ứng viên đang tìm việc kế toán, bạn cần nắm rõ về 5 hình thức ghi sổ kế toán này để áp dụng vào công việc thực tế.

Ms. Công nhân