Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử - 6 điều kế toán cần biết

Bắt đầu từ ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy trong hoạt động kinh doanh hàng hóa, dịch vụ - theo quy định tại Nghị định 119/2018 của Chính phủ. Bài viết này, Vieclamnhamay.vn sẽ thông tin đến bạn những điều cần biết khi triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp.

► Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp muốn đủ điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các tiêu chí sau:

- Là doanh nghiệp đang thực hiện các giao dịch thuế với cơ quan thuế, hoặc sử dụng các giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có địa điểm kinh doanh rõ ràng, có hệ thống thiết bị truyền tải thông tin đáp ứng các yêu cầu khai thác - kiểm soát – xử lý – sử dụng – bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

- Có đội ngũ nhân viên kế toán đáp ứng các yêu cầu tạo lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

- Có chữ ký điện tử hợp pháp.

- Doanh nghiệp có hệ thống phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ được kết nối với phần mềm quản lý công tác kế toán, đảm bảo dữ liệu từ hóa đơn điện tử xuất ra trong quá trình bán hàng hóa – cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán.

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp phải tương thích với chuẩn mực hệ thống lưu trữ dữ liệu và có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.

► Cách lưu file và định dạng hóa đơn điện tử

Nhân viên kế toán trong doanh nghiệp có thể lưu file hóa đơn điện tử bằng định dạng XML, PDF… để sử dụng cho các hoạt động mua bán hàng hóa – dịch vụ.

► Hình thức gửi hóa đơn điện tử

- Gửi trực tiếp

Bên bán hàng hóa, dịch vụ truyền trực tiếp hóa đơn điện tử đến hệ thống quản lý kế toán của bên mua theo cách thức truyền - nhận hóa đơn điện tử đã được 2 bên thỏa thuận.

- Gửi thông qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Trường hợp này, bên bán sẽ trực tiếp tạo lập hóa đơn điện tử thông qua hệ thống của một đơn vị trung gian hoặc gửi thông tin lập hóa đơn sang để đơn vị trung gian lập và đơn vị này sẽ có trách nhiệm gửi cho bên mua - hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của bên bán.

Nếu bên mua là đơn vị kế toán thì sau khi nhận được hóa đơn có chữ ký điện tử của bên bán, cần thực hiện việc ký điện tử vào hóa đơn đó để gửi lại cho bên mua thông qua hệ thống của đơn vị trung gian.

► Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Trong trường hợp doanh nghiệp cần chứng minh nguồn gốc – xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông thì có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Điều lưu ý là mỗi hóa đơn điện tử được tạo lập chỉ chuyển đổi 1 lần. Trên mỗi hóa đơn giấy được chuyển đổi sẽ có ký hiệu riêng với dòng chữ: “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” để phân biệt với hóa đơn điện tử gốc.

Khi hóa đơn điện tử được chuyển thành hóa đơn giấy thì chứng từ bằng giấy này chỉ có giá trị lưu giữ để thực hiện ghi sổ chứ không có hiệu lực về mặt giao dịch, thanh toán.

► Quy định về chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử

Theo quy định, nếu bên mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua trong hóa đơn điện tử. Và nếu đơn vị kế toán là bên mua nhưng có chứng từ chính minh việc cung cấp hàng hóa – dịch vụ giữa bên bán – bên mua là: hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, biên nhận thanh toán… thì trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

► Quy định về việc lập hóa đơn điện tử dài hơn 1 trang

Cơ quan thuế sẽ chấp thuận cho cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử dài hơn 1 trang trong trường hợp có nhiều danh mục hàng hóa – dịch vụ và nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn hiển thị:

- Số hóa đơn giống như trang đầu

- Có cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua – người bán như trang đầu

- Có cùng mẫu form và ký hiệu hóa đơn như trang đầu

- Có ký hiệu được ghi chú không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (X là số thứ tự trang – Y là tổng số trang của hóa đơn.)

Bài viết trên đây là một số điều cần biết về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp. Nếu bạn là ứng viên đang tìm việc kế toán thì nên cập nhật cho mình những thông tin này để vận dụng vào công việc thực tế trong doanh nghiệp về sau.

​Ms. Công nhân