Hóa đơn điện tử là gì? 3 Điều cần biết về hóa đơn điện tử

Trong hoạt động mua bán hàng hóa – cung ứng dịch vụ hiện nay, thuật ngữ hóa đơn điện tử được sử dụng rất phổ biến. Vậy bạn có thể giải thích cụ thể Hóa đơn điện tử là gì? Và có những điều gì liên quan đến thuật ngữ này mà nhân viên kế toàn cần biết? Vieclamnhamay.vn sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi này.

Bạn có biết hóa đơn điện tử là gì?

► Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là phiên bản điện tử của hóa đơn giấy – là file dữ liệu tập hợp các thông tin về sản phẩm - hàng hóa - cung ứng dịch vụ, thông tin về người bán – người mua; được bên bán phát hành, do hai bên tạo – lập (chứng thực bằng chữ ký điện tử), gửi – nhận, lưu trữ - quản lý bằng phương tiện điện tử. File hóa đơn điện tử thường được định dạng bằng đuôi .inv hoặc .xml. Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử được cho phép sử dụng bắt đầu từ ngày 1.5.2011.

► 3 Điều cần biết về hóa đơn điện tử

- Điều kiện để doanh nghiệp được quyền tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp (người bán) muốn có quyền tạo lập và sử dụng hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Là tổ chức kinh tế đang sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng, hoặc là tổ chức kinh tế đáp ứng đủ các điều kiện và đang thực hiện việc giao dịch điện tử trong hoạt động khai báo thuế với cơ quan thuế của nhà nước.

• Doanh nghiệp cần phải có địa điểm kinh doanh, có đường truyền tải – mạng thông tin, hệ thống thiết bị truyền tin đáp ứng các yêu cầu về khai thác – kiểm soát – sử dụng – xử lý – bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

• Có đội ngũ nhân sự đủ trình độ, khả năng đảm nhận công việc xử lý hóa đơn điện tử tùy thuộc vào từng yêu cầu khác nhau.

• Người đại điện doanh nghiệp có chữ ký điện tử theo quy định của doanh nghiệp.

• Hệ thống phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp phải kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm cần lập hóa đơn.

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp cần có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, cho phép sao lưu trực tuyến - đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

Nếu doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện về khởi tạo hóa đơn thì được quyền sử dụng hóa đơn điện tử

- Những nội dung cần có mẫu hóa đơn điện tử

Trong mẫu hóa đơn điện tử thường bao gồm những nội dụng sau:

• Tên hóa đơn

• Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn (Thực hiện theo thông tư số 153 năm 2010 của Bộ Tài chính)

• Tên – địa chỉ - mã số thuế của bên bán

• Tên – địa chỉ - mã số thuế của bên mua

• Tên loại hàng hóa, dịch vụ

• Đơn vị tính – số lượng – đơn giá loại hàng hóa, dịch vụ

• Tính thành tiền: ghi bằng số và chữ

• Với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài nội dung về đơn giá, trong hóa đơn điện tử cần phải đề cập đến các dòng thông tin về: giá chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán bằng số và bằng chữ.

• Chữ ký điện tử của bên bán theo quy định pháp luật.

• Ngày – tháng – năm lập và gửi hóa đơn điện tử.

• Chữ ký điện tử của bên mua theo quy định trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

​

Nội dung trong hóa đơn điện tử cần phải đầy đủ các thông tin trên

- Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử:

• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, gửi thư, lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng hóa đơn.

• Vì được truyền tải thông qua hình thức trực truyến nên thời gian giao dịch được rút ngắn lại.

• Tăng tính an toàn trong công tác thanh toán, lưu trữ, chuyển phát.

• Thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, kiểm toán trong doanh nghiệp.

• Thuận lợi cho công việc kê khai thuế.

• Làm hiện đại hóa công tác quản trị trong doanh nghiệp, qua đó góp phần vào công tác bảo vệ môi trường.

Rõ ràng, với những mặt lợi đó của hóa đơn điện tử, trong tương lai, hình thức hóa đơn này sẽ dần được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng để thay thế cho hóa đơn giấy. Vieclamnhamay.vn hy vọng, với những thông tin được chia sẻ trong bài viết này, đã giúp bạn hiểu được “Hóa đơn điện tử là gì?” cũng như một số điều liên quan đến hóa đơn điện tử mà bạn cần biết.

Ms. Công nhân