Làm thế nào để kế toán xử lý công nợ hiệu quả?

“Làm thế nào để kế toán xử lý công nợ hiệu quả?”, đặc biệt là với công nợ phải thu từ khách hàng luôn là bài toán đau đầu với nhiều nhân viên kế toán công nợ hay kế toán tổng hợp (làm việc cho những doanh nghiệp quy mô nhỏ). Trong bài viết này, Vieclamnhamay.vn xin chia sẻ một số kinh nghiệm xử lý công nợ hiệu quả để các bạn tham khảo áp dụng cho công việc của mình.

Làm thế nào để xử lý công nợ phải thu hiệu quả?

► Đối với công nợ phải thu từ khách hàng

Công nợ phải thu từ khách hàng là khoản thanh toán khi doanh nghiệp bán sản phẩm – cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà chưa nhận đủ số tiền thanh toán tương ứng. Với khoản công nợ này, nhân viên kế toán cần phải tiến hành thu hồi càng sớm càng tốt để giảm tối đa thời gian hao hụt doanh thu của doanh nghiệp.

Một số kinh nghiệm giúp kế toán xử lý tốt công nợ phải thu:

- Doanh nghiệp cần phải có văn bản quy định rõ ràng về việc thanh toán của khách hàng cần phải thực hiện đúng thời hạn thỏa thuận, nêu rõ mức phạt nếu khách thanh toán chậm và yêu cầu khách ký thỏa thuận khi thực hiện giao dịch.

- Trong hóa đơn gửi cho khách hàng, cần ghi chú rõ ràng ngày thanh toán công nợ: “hạn chót vào ngày 31/8” sẽ thuyết phục hơn so với cụm từ “Chi trả trong vòng 30 ngày”.

- Vừa gửi hóa đơn qua đường bưu điện, vừa gửi mail cho khách hàng về thông tin hóa đơn để rút ngắn thời gian thu hồi nợ.

Trong hóa đơn, cần ghi chú rõ ràng thời hạn thanh toán công nợ

Để doanh nghiệp hoạt động ổn định, có vốn xoay vòng sản xuất kinh doanh, cần hạn chế đến mức thấp nhất các khoản nợ tồn đọng quá lâu. Muốn xử lý tốt những khoản nợ này, nhân viên kế toán cần lập danh sách khách hàng cần thu hồi công nợ tồn đọng lâu, phân loại khách quá hạn và khách khó đòi:

- Với khách nợ quá hạn:

• Cần tìm hiểu tình hình hoạt động hiện tại của khách hàng như thế nào, chỉ nợ doanh nghiệp mình hay còn nhiều doanh nghiệp khác… thông qua nhân viên kinh doanh hay các nhà cung cấp khác của khách.

• Với những khách hàng đã quá hạn thanh toán, khi gọi điện thoại hoặc hẹn gặp, cần nói chuyện với người có khả năng quyết định việc thanh toán công nợ. Yêu cầu khách hàng đưa ra cam kết thời hạn thanh toán chính xác, đừng để khách thoái thoát với câu chốt “Chúng tôi sẽ thanh toán trong vài ngày tới”. Sau cuộc nói chuyện, hãy gửi một email xác nhận thời hạn thanh toán lại với khách hàng.

• Cần lưu giữ các tài liệu liên quan đến hoạt động giao dịch mua bán, liên hệ của doanh nghiệp với khách hàng bằng thư, cuộc gọi, email… để có thể dùng đến khi cần tranh tụng về sau.

• Với khách hàng thường xuyên, có lịch sử thanh toán đúng hạn nhưng hiện đang trong giai đoạn chưa xoay vòng vốn kịp, kế toán có thể trao đổi với lãnh đạo doanh nghiệp, tạo điều kiện nới hạn thanh toán và bàn với khách về lộ trình thanh toán cụ thể.

• Với khách nợ quá hạn, thanh toán theo kiểu “nhỏ giọt” và vẫn đang mua hàng, có thể áp dụng cách thức: cho tiếp tục mua hàng nhưng với phương thức lấy hàng 1 – trả tiền 2 để giảm trừ số nợ quá hạn; hoặc cắt không cung cấp hàng - yêu cầu thanh toán hết nợ mới cung cấp hàng lại.

- Với khoản nợ khó đòi:

• Nếu doanh nghiệp vẫn còn đang hoạt động, gửi 3 thư nhắc nợ với mức độ răn đe tăng dần. Nếu vẫn không ăn thua thì báo cáo lên ban lãnh đạo doanh nghiệp xin ý kiến chỉ đạo xử lý. Trong trường hợp cần khởi kiện khi đã quá thời hạn 2 năm tính từ thời điểm xác nhận công nợ, kế toán cần phải chuẩn bị - tập hợp đầy đủ các chứng từ, hồ sơ cần thiết.

• Với doanh nghiệp đã phá sản, chủ trốn nợ: kế toán cần thống kế số lượng công nợ cụ thể, làm đơn yêu cầu tuyên bố phá sản và gửi văn bản lên Sở kế hoạch đầu tư để yêu cầu cung cấp thông tin doanh nghiệp, gửi công văn cho cơ quan thuế…

​

Cần hạn chế đến mức thấp nhất nợ khó đòi (nợ xấu) cho doanh nghiệp

► Đối với công nợ phải trả cho nhà cung cấp​

Công nợ phải trả là khoản thanh toán phải chi trả cho các nhà cung cấp đã thực hiện việc cung ứng sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp của bạn. Với khoản nợ này, kế toán cần kéo dài thời gian hoàn trả để có thời gian xoay vòng vốn lâu nhất, tuy nhiên còn tùy thuộc vào từng nhà cung cấp.

Để kiểm soát công nợ phải cho nhà cung cấp hiệu quả, nhân viên kế toán cần:

- Cố gắng thương lượng với nhà cung cấp để kéo dài thời hạn thanh toán dài nhất có thể, thống nhất cụ thể về thời gian.

- Thường xuyên kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ và cố gắng thanh toán công nợ theo thời hạn đã thỏa thuận để đảm bảo chữ tín trong kinh doanh.

Để kế toán xử lý các loại công nợ hiệu quả, trước hết doanh nghiệp cần phải có chính sách bán hàng rõ ràng, quy định cụ thể về thỏa thuận thanh toán và áp dụng công cụ theo dõi công nợ chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, nhân viên kế toán đảm nhận việc xử lý công nợ phải là người có kỹ năng giao tiếp tốt để khéo léo "đòi nợ" khách hàng. Với những thông tin đã chia sẻ ở phần trên, Vieclamnhamay.vn hy vọng đã phần nào giúp bạn giải đáp được câu hỏi: “Làm thế nào để kế toán xử lý công nợ hiệu quả?”.

Ms. Công nhân