Mẫu Thư từ chối ứng viên và những điều hữu ích cần biết

Không chỉ ứng viên soạn thư từ chối nhận việc mà nhà tuyển dụng cũng có thể gửi đi thư từ chối ứng viên. Vậy thư từ chối ứng viên là gì? Mẫu thư từ chối ứng viên chuẩn thế nào?... Nếu chưa tự tin với mẫu thư được soạn, cùng Vieclamnhamay.vn tìm hiểu và soạn lại mẫu thư mới chuẩn hơn nhé!

Thư từ chối ứng viên là gì?

Thư từ chối ứng viên là thư được gửi bởi nhà tuyển dụng (NTD) đến ứng viên đã tham gia phỏng vấn tìm việc để thông báo rằng ứng viên đó không được chọn cho vị trí công việc mà họ đã ứng tuyển. Thư này thường chứa lời cảm ơn đối với ứng viên vì đã quan tâm và ứng tuyển, cùng với lý do cụ thể vì sao ứng viên đó không được chọn.

Nhà tuyển dụng có cần thiết gửi thư từ chối ứng viên?

Không có quy định bắt buộc nào yêu cầu NTD phải gửi thư từ chối tuyển dụng đến ứng viên đang ứng tuyển. Và có ứng viên nhận được thư từ chối, cũng có ứng viên không. Tuy nhiên, việc gửi thư từ chối ứng viên được cho là cần thiết, thể hiện sự chuyên nghiệp - lịch sự của doanh nghiệp và thái độ tôn trọng ứng viên, bằng cách thông báo đến họ kết quả ứng tuyển, để ứng viên hiểu rõ lý do bị từ chối, từ đó tự nhìn nhận lại bản thân để rút kinh nghiệm cho lần sau, đồng thời có kế hoạch ứng tuyển để tìm kiếm cơ hội việc làm khác, từ đó không lãng phí thời gian chờ đợi và hy vọng.

Nội dung thư từ chối ứng viên có gì?

Thư từ chối ứng viên là một dạng văn bản không có quy định cụ thể về hình thức. Nghĩa là, người viết được tự do soạn thảo thư từ chối ứng viên mà không cần tuân theo bất kỳ khuôn khổ nào. Tuy nhiên, để thể hiện được sự chuyên nghiệp và lịch sự, đồng thời mang đầy đủ thông tin gửi đến người nhận, một thư từ chối ứng viên chuẩn sẽ phải có những nội dung cơ bản gồm:

- Tên thư

- Thông tin ứng viên bị từ chối: họ tên, vị trí ứng tuyển

- Lời cảm ơn từ DN đến ứng viên vì đã quan tâm và tham gia ứng tuyển

- Lời từ chối khéo léo và chuyên nghiệp gửi đến ứng viên, có lý do cụ thể

- Mời ứng viên tiếp tục tham gia ứng tuyển (nếu muốn) cho những vị trí phù hợp với họ trong tương lai

- Chữ ký của người viết cuối thư

Mẫu thư từ chối ứng viên chuẩn

Tham khảo chi tiết và download mẫu thư từ chối ứng viên

Lưu ý gì khi viết thư từ chối ứng viên?

Xin nhắc lại, không có quy định bắt buộc nào yêu cầu người viết phải tuân thủ khi soạn thư từ chối ứng viên. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:

- Thẳng thắn đưa ra những vấn đề, khía cạnh ứng viên chưa đáp ứng được so với yêu cầu tuyển dụng để thư từ chối có tính thuyết phục, đồng thời giúp ứng viên nhận ra thiếu sót hiện tại của chính mình dẫn đến bị từ chối

- Bên cạnh đó, cũng nên dành một số lời nhận xét tốt nhưng đúng về ưu điểm của ứng viên để họ không cảm thấy quá thất vọng về bản thân

- Đưa ra một số lời khuyên hữu ích giúp ứng viên có thêm kinh nghiệm để phỏng vấn dễ thành công cho những lần tìm việc kế tiếp

- Tránh nhắn tin trực tiếp đến ứng viên để từ chối thẳng thừng, thay vào đó, email là lựa chọn phù hợp

- Cũng tránh gửi thư từ chối ngay sau khi kết thúc buổi phỏng vấn dễ khiến ứng viên cảm thấy bị tổn thương

- Sử dụng từ ngữ phù hợp với độ tuổi và vị trí ứng viên ứng tuyển, câu từ lịch sự, lời nói khéo léo

- Không nên dùng sự im lặng coi như một lời từ chối để ứng viên chờ đợi phản hồi trong vô vọng

Trên đây là những thông tin hữu ích xoay quanh thư từ chối ứng viên mà các nhà tuyển dụng nên biết để ứng xử chuyên nghiệp và lịch sự. Hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ sớm tìm được người tài thay vì cứ phải gửi đi những email từ chối người không phù hợp.

Ms. Công nhân