Backlog là gì? Quy trình 5 bước tạo Backlog chuẩn

Quản lý và điều phối công việc sẽ đảm bảo tính hiệu quả và chính xác, đúng tiến độ nhờ backlog. Bạn đã biết backlog là gì? Vai trò của backlog là gì? Một backlog chuẩn có gì? Quy trình tạo backlog thế nào?... Mọi thắc mắc trên đây của bạn sẽ được Vieclamnhamay.vn giải đáp chi tiết qua bài viết hôm nay.

Công việc nào cũng phải tiếp nhận rất nhiều nhiệm vụ liên quan. Đôi khi một số thời điểm bạn bị sót việc hay chưa thể hoàn thành được. Bằng cách tạo backlog, bạn dễ dàng quản lý checklist công việc và lên kế hoạch xử lý tất cả tồn đọng khi cần. Vậy backlog là gì mà hữu dụng đến thế?

Backlog là gì?

Backlog dịch sang tiếng Việt có nghĩa là tồn đọng, chỉ những công việc còn sót lại, chưa được hoàn thành hoặc đang chờ để được giải quyết cho xong.

Trong môi trường doanh nghiệp, backlog được xem là một công cụ quản lý được sử dụng để xác định, ưu tiên và theo dõi danh sách các công việc, nhiệm vụ, yêu cầu hay tính năng cần được xử lý và hoàn thành theo quy định – từ đó giúp quản lý tối ưu hóa việc phân công nhiệm vụ, quản lý nguồn lực và đảm bảo rằng mọi người làm việc theo mục tiêu chung, đúng thời hạn và tiến độ mà không có việc nào bị bỏ sót hay sai sót.

Vai trò của Backlog là gì?

Từ định nghĩa backlog là gì, ta phần nào nhìn thấy được vai trò của công cụ quản lý này trong môi trường doanh nghiệp. Chẳng hạn:

- Giúp xác định thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, công việc cần hoàn thành trước để từ đó có kế hoạch phân bổ nguồn lực, phân chia công việc một cách hợp lý và hiệu quả hơn, nhằm nâng cao hiệu suấ làm việc mà lại tiết kiệm được thời gian và chi phí.

- Hỗ trợ lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc của tổ chức, đội nhóm, tạo sự chủ động và rõ ràng trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó giúp nhân viên tránh được tình trạng sót việc, quên việc.

- Giúp các thành viên trong dự án thảo luận về công việc chi tiết và sâu sắc hơn, nắm rõ ràng từng nhiệm vụ phải thực hiện giúp tạo ra sự đồng thuận chung trong định hướng công việc và thực hiện.

Một Backlog chuẩn có những nội dụng gì?

Một Backlog sẽ thường bao gồm các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện, yêu cầu từ cấp trên hay khách hàng cần tuân thủ hoặc tính năng cần sửa chữa, nâng cấp… Để dễ theo dõi và phân chia công việc, dưới đây là các thành phần cơ bản cần có của một backlog chuẩn:

- Danh sách nhiệm vụ

- Thời gian hoàn thành, cần cụ thể về ngày giờ bắt buộc phải hoàn thành nhiệm vụ đó

- Người thực hiện nhiệm vụ

- Mức độ ưu tiên thực hiện nhiệm vụ

- Trang thái nhiệm vụ, là tình trạng hay tiến trình của công việc tại thời điểm kiểm tra, trước khi thực hiện, như: chưa bắt đầu, đang tiến hành, hoàn thành hoặc đã hủy

Quy trình tạo Backlog chi tiết

Trải qua 5 bước này, một backlog chi tiết sẽ được tạo:

+ Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

Là mục tiêu tổng thể của một dự án hay sản phẩm mà đội nhóm, cá nhân đang thực hiện, bao gồm định rõ những gì DN muốn đạt được với dự án, hay giá trị mà DN muốn mang lại cho khách hàng. Sau đó, phía nhà quản lý hay người tiếp nhận sẽ xác định phạm vi của dự án đó bằng cách định rõ các nhiệm vụ, yêu cầu, tính năng cần thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra.

+ Bước 2: Thiết lập thứ tự ưu tiên

Gắn mức độ ưu tiên cần phải thực hiện và hoàn thành cho từng nhiệm vụ, yêu cầu hay tính năng trong backlog, bao gồm xác định công việc nào là quan trọng nhất và cần được ưu tiên thực hiện trước, để hoàn thành sớm nhất.

+ Bước 3: Ước lượng thời gian hoàn thành nhiệm vụ

Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi một nhiệm vụ, yêu cầu hay tính năng trong backlog, sau đó là thời gian tổng thể để hoàn thành cả một dự án, sản phẩm được giao.

+ Bước 4: Quản lý nguồn lực, phân chia công việc

Đánh giá nguồn lực sẵn có, bao gồm nhân lực, kỹ năng chuyên môn cùng tài nguyên khác để thực hiện dự án hoặc sản phẩm được giao. Từ đó tiến hành phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, đội nhóm nhỏ.

+ Bước 5: Theo dõi tiến độ và cập nhật thường xuyên

Định kỳ hàng ngày, tuần, tháng hoặc quý, nhà quản lý cần theo dõi tiến độ công việc và cập nhật baklog thường xuyên để đảm bảo sự phù hợp với tình hình thực tế, cũng như kiểm soát được tiến trình thực hiện công việc ở thời điểm kiểm tra, từ đó linh hoạt điều chỉnh thứ tự ưu tiên hay thay đổi thời gian hoàn thành dự án, sản phẩm hoặc chỉnh sửa phân chia công việc nếu cần thiết.

Trên đây là định nghĩa backlog là gì và những thông tin liên quan, hy vọng sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc và hỗ trợ thực hiện công việc hiệu quả hơn. Backlog cũng có thể được ứng dụng lập danh sách các nhiệm vụ, yêu cầu cần hoàn thành của mọi nhân viên, tại mọi vị trí để tránh tình trạng quên việc, sót việc ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu suất công việc chung.

Ms. Công nhân​