So sánh sự khác nhau giữa làm kế toán trên Excel và các phần mềm khác

Tiêu chí

Làm kế toán trên Excel

Các phần mềm kế toán khác

Quy mô doanh nghiệp áp dụng

  - Chỉ thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít phát sinh các nghiệp vụ kế toán.

  - Áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, quy mô lớn – vừa – nhỏ khác nhau.

Chi phí mua phần mềm

  - Excel là phần mềm được tích hợp sẵn trong bộ công cụ của Microsoft nên người dùng không mất bất kỳ khoản phí nào để mua bản quyền và được sử dụng trọn đời.

  - Tùy theo phần mềm của các nhà cung cấp khác nhau.

  - Cần thêm chi phí nâng cấp khi phần mềm có phiên bản mới hơn.

Tính chủ động trong công việc

  - Nếu làm bằng Excel, nhân viên kế toán có thể tự làm theo ý mình, bỏ qua các mục nếu cảm thấy không cần thiết.

  - Người dùng hoàn toàn chủ động khi sử dụng, không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp – phát triển phần mềm, dựa theo năng lực làm việc có thể tự nghĩ ra những cách làm mới sáng tạo, nhanh hơn.

  - Các phần mềm được lập trình sẵn với đầy đủ các khoản mục cố định, bắt buộc phải điền đầy đủ thông tin.

  - Làm việc phụ thuộc vào phiên bản của phần mềm đang sử dụng, cần thường xuyên cập nhật phiên bản mới nhất vì thông tin phiên bản cũ có thể bị sai lệch so với những quy định kế toán mới.

Số lượng người có thể cùng làm việc

  - Chỉ cho phép 1 người làm việc với phần mềm tại 1 thời điểm.

  - Do được kết nối qua máy chủ và mạng Internet nên nhiều người có thể cùng làm việc trên phần mềm tại một thời điểm.

Quy tắc sửa chữa số liệu, chứng từ kế toán

  - Có thể dễ dàng sửa chữa, xóa các số liệu khi cần chỉnh sửa do sai sót trong quá trình ghi nhận thông tin.

  - Khi cần sửa chữa hay xóa các số liệu đều phải tuân thủ theo quy tắc chứng từ kế toán. Quá trình này có thể tốn thời gian hơn so với thao tác trên Excel.

Hạch toán kế toán

  - Cần phải thực hiện quá trình hạch toán thủ công hàng ngày nên khá mất thời gian.

  - Các nghiệp vụ kế toán phát sinh được lập trình sẵn trong thư viện nghiệp vụ nên nhân viên kế toán không cần quan tâm đến vấn đề Nợ/ Có.

  - Và chỉ cần bấm Recap là có thể xem được việc hạch toán được thực hiện ra sao đối với chứng từ vừa được nhập vào.

Phân quyền làm việc

  - Không thể thực hiện việc phân quyền làm việc.

  - Các phần mềm có mục “Phân quyền” được lập trình sẵn, người dùng có thể thực hiện các tùy chọn dễ dàng.

Lưu trữ, bảo quản dữ liệu

  - Dữ liệu kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ thành các file độc lập (nếu dữ liệu lớn hơn 5Mb thì việc mở files sẽ rất chậm).

  - Chỉ đáp ứng các yêu cầu của sổ sách kế toán thông thường, nếu là các phân tích thống kê mang tính quản trị chung sẽ rất khó lưu trữ.

  - Toàn bộ dữ liệu kế toán của các năm được lưu trữ hết trên hệ thống phần mềm.

  - Có đầy đủ - chi tiết các loại sổ sách, bảng kê, báo cáo tổng hợp để người quản lý dễ theo dõi.

Bàn giao thông tin kế toán

  - Vì có thể dễ dàng sửa chữa, xóa được nên sẽ gây khó khăn khi chuyển giao giữa các “đời nhân viên kế toán”. Nhân viên kế toán nghỉ việc có thể không bàn giao lại hoặc có sự “tác động” – mỗi người làm mỗi kiểu khiến file bàn giao đó chưa chắc đã dùng được.

  - Vì phần mềm được lập trình theo nguyên lý và kèm tài liệu hướng dẫn nên người sau có thể đọc lại và áp dụng cho công việc thực tế.

Tính an toàn, bảo mật dữ liệu

  - Dữ liệu trong Excel có thể bị xóa do các phần mềm diệt virus.

  - Tính bảo mật không cao.

  - Cơ sở dữ liệu ít bị trục trặc.

  - Tính an toàn cao vì các phần mềm được bảo mật hệ quản trị cơ sở dữ liệu, không thể xóa dữ liệu nếu không được cấp quyền.