Tips hay quản lý file thiết kế hiệu quả cho dân Designer

Công việc của Graphic Designer luôn gắn liên với rất nhiều loại file thiết kế khác nhau. Và làm thế nào để quản lý chúng thật khoa học và hiệu quả là điều không phải Designer nào cũng biết. Trong bài viết được chia sẻ sau đây, hãy cùng Vieclamnhamay.vn tìm hiểu “Tips hay quản lý file thiết kế hiệu quả cho dân Designer”.

► Vì sao Designer cần phải quản lý file thiết kế hiệu quả?

Công việc của dân thiết kế yêu cầu cần phải làm việc với vô vàn tập tin, dữ liệu và tài nguyên thiết kế mỗi ngày. Nếu không có phương pháp quản lý hiệu quả, Designer rất dễ rơi vào những trường hợp “dở khóc dở cười” như phải ngồi thiết kế lại khi khách hàng thay đổi, muốn lấy lại phương án thiết kế cũ, trong khi phiên bản cũ đó đã được chỉnh sửa hàng loạt chi tiết khác nhau và được ghi đè lên; hay không biết tìm file thiết kế của khách hàng cũ lưu ở đâu… Do đó mà Designer cần phải có phương pháp quản lý file thiết kế khoa học và hợp lý.

► Làm thế nào để quản lý file thiết kế hiệu quả?

Đặc điểm của file thiết kế là thường có dung lượng khá nặng, cho nên từ ban đầu, bạn cần đầu tư chọn loại laptop phù hợp để thoải mái lưu trữ dữ liệu. Về kinh nghiệm chọn laptop cho dân Designer, Vieclamnhamay.vn đã chia sẻ khá chi tiết trong một bài viết trước đây, bạn có thể click vào link để xem chi tiết.

Để đảm bảo dữ liệu thiết kế không bị mất đi khi máy tính xảy ra vấn đề gì, bạn nên chủ định lưu thông tin vào ổ D hoặc ổ E. Về phương pháp lưu file thiết kế sao cho hiệu quả, bạn có thể áp dụng cách thức sau:

#1 Tạo thư mục công việc theo năm

Trong ổ D hoặc E của máy tính, bạn tiến hành tạo thư mục gốc Work Folder 2018, Work Folder 2019… cho công việc chia theo năm để dễ quản lý.

#2 Thư mục tên khách hàng

Từ thư mực công việc gốc, bạn tạo các thư mục tên khách hàng (Client Folder).

#3 Thư mục dự án

Các Project Folder (Dự án) của cùng một khách nên đưa vào thư mục tên khách hàng tương ứng. (Ví dụ khách hàng A sẽ có dự án sau: bộ nhận diện thương hiệu, brochure, bao bì sản phẩm tết 2019...)

#4 Tài nguyên thiết kế

Bên trong mỗi dự án như vậy, bạn nên chia thành các thư mục nhỏ sau:

• Client Input: thông tin, dữ liệu nội dung, hình ảnh feedback… được khách hàng gửi sang.

• Documents (tài liệu): các giấy tờ thủ tục liên quan đến như dự án (hợp đồng, proposal, timelines…)

• Assets (tài nguyên): ảnh, icon, texture…

• Preview (xem trước): chứa file thiết kế được xuất ra để khách hàng xem trước.

• Design (thiết kế): lưu tất cả các phiên bản file thiết kế được chỉnh sửa của dự án, bạn cần lưu riêng từng phiên bản chỉnh sửa để trường hợp cần thiết có thể quay lại sử dụng.

Về cách đặt tên file thiết kế, bạn nên lưu theo định dạng: Tên dự án-YYMMDD-phiên bản chỉnh sửa, ví dụ: Brochure-181125-v05.

Trên đây là gợi ý chung về cách tổ chức quản lý file thiết kế dành cho dân Designer. Dựa trên cơ sở này, mỗi Designer đang làm nghề hay ứng viên đang tìm việc thiết kế có thể tùy biến chỉnh sửa để phù hợp cách thức quản lý công việc của bản thân. Một khi đã đặt ra hệ thống quản lý file thiết kế, dù trong bất kỳ tình huống nào vội vàng nào, bạn cũng cần phải tuân thủ theo – bởi khi bắt đầu “buông thả”, mọi thứ sẽ trở nên “rối như tơ vò”. Khi cần tìm lại một file dữ liệu gì, bạn chẳng còn cách nào khác ngoài việc mò lại từng thư mục. Mong rằng những kinh nghiệm từ bài viết được Vieclamnhamay.vn chia sẻ trên đây sẽ hữu ích với bạn.

Ms. Công nhân