4 Điều nhân viên kế toán cần biết khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Với sự tiện lợi, hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng trong hoạt động mua bán, cung ứng hàng hóa – dịch vụ. Vậy thì khi lưu trữ hóa đơn điện tử, nhân viên kế toán cần biết và lưu ý điều gì? Bài viết được Vieclamnhamay.vn chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này.

Nhân viên kế toán cần lưu ý điều gì khi lưu trữ hóa đơn điện tử?

► Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cũng là một loại chứng từ kế toán và theo Luật kế toán hiện hành, thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử - chứng từ kế toán được quy định cụ thể như sau:

- Với những hóa đơn dùng cho quản lý – điều hành, không được sử dụng trực tiếp làm căn cứ để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm.

- Với hóa đơn – chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

- Với hóa đơn – chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về tính kinh tế - an ninh – quốc phòng thì thời gian lưu trữ là vĩnh viễn.

- Về thời điểm tính thời hạn lưu trữ là bắt đầu từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm tài chính.

Ngày kết thúc năm tài chính là thời điểm tính thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử

► Yêu cầu về việc lưu trữ hóa đơn điện tử

- Doanh nghiệp thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu về hóa đơn ra các thiết bị lưu trữ như: ổ đĩa, đĩa CD, DVD, USB hoặc thực hiện việc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu.

- Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Có thể nhìn thấy được nội dung hóa đơn để tham chiếu khi cần thiết.

• Nội dung hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính định dạng đuôi được tạo, gửi, nhận hoặc với định dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó.

• Cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

► Hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử là việc điều chỉnh làm cho hóa đơn không thể truy cập vào và tham chiếu đến thông tin chứa nó. Việc hủy hóa đơn điện tử được thực hiện khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ hoặc phát hiện sau sót trong hóa đơn.

- Với hóa đơn hết thời hạn lưu trữ:

• Với hóa đơn điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán, nếu không có quyết định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được quyền hủy hóa đơn.

• Trước khi thực hiện việc hủy bỏ hóa đơn, nhân viên kế toán cần tiến hành rà soát lại thông tin trong hóa đơn để tránh hủy nhầm hóa đơn quan trọng hay bỏ sót hóa đơn cần hủy.

• Trước khi hủy, nhân viên kế toán không được cung cấp thông tin liên quan cho bên thứ 3 để tránh nguy cơ rò rỉ thông tin và những rủi ro có thể gặp phải.

• Có một lưu ý nữa kế toán cần biết là việc tiêu hủy hóa đơn điện tử phải đảm bảo không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của hóa đơn chưa tiêu hủy và hoạt động chung của hệ thống lưu trữ thông tin.

Hóa đơn điện tử được hủy khi hết hạn lưu trữ hoặc phát hiện sai thông tin

- Với hóa đơn bị sai thông tin

Trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử bị sai thông tin thì quy trình hủy hóa đơn được tiến hành như sau:

• Bên xuất hóa đơn làm bản đề nghị hủy hóa đơn - lập hóa đơn điện tử khác có sự đồng ý – xác nhận của cả bên bán và bên mua. Hóa đơn điện tử mới có hiệu lực theo thời hạn 2 bên đã thỏa thuận.

• Hóa đơn điện tử bị hủy do sai thông tin cần phải được lưu trữ để phục vụ cho công tác tra cứu của cơ quan thuế.

• Sau khi đã hoàn thành thao tác hủy bỏ hóa đơn điện tử, bên bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới cho khách hàng và trên hóa đơn mới phải có dòng thông tin “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu, gửi ngày… tháng… năm”.

► Phương pháp bảo mật dữ liệu khi lưu trữ hóa đơn điện tử

- Nhân viên kế toán thực hiện việc sao lưu định kỳ hàng tháng – quý – năm.

- Tạo nhiều bản sao lưu: máy tính, ổ cứng, máy chủ, Google drive, đĩa CD, Dropbox, Cloud…

- Tạo mật khẩu mạnh, phức tạp, xác thực theo 2 bước cho các thiết bị, ứng dụng lưu trữ hóa đơn.

- Kiểm soát việc truy cập từ xa và truy cập thông qua wifi

- Sử dụng phần mềm diệt virut

- Mã hóa dữ liệu

Những thông tin cần biết về cách lưu trữ hóa đơn điện tử được Vieclamnhamay.vn chia sẻ trong bài viết này hy vọng sẽ giúp các bạn ứng viên đang tìm việc kế toán trang bị cho mình những kiến thức cần thiết để ứng dụng vào công việc thực tế sau này.

​Ms. Công nhân