Có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử? – Kiến thức kế toán cần biết

Hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử là những hình thức thể hiện khác nhau của hóa đơn hiện nay. Hóa đơn tự in và đặt in được gọi chung là hóa đơn giấy. Vậy thì câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử không? Nếu là ứng viên tìm việc kế toán, hãy cùng Vieclamnhamay.vn tìm hiểu câu hỏi này.

► Quy định về sử dụng hóa đơn trong hoạt động sản xuất, kinh doanh

Theo quy định tại thông tư 32 – 2011 của Bộ Tài chính, trong quá trình sản xuất – kinh doanh, doanh nghiệp có thể sử dụng song song hình thức hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, tuy nhiên không được sử dụng đồng thời cả hai hình thức hóa đơn này cho cùng một đơn hàng.

- Với 1 đơn hàng cụ thể: nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử; và ngược lại – nếu dùng hóa đơn điện tử thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in.

- Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

Ví dụ trường hợp doanh nghiệp X kinh doanh điện máy muốn chuyển sang dùng hóa đơn điện tử - trong khi còn nhiều hóa đơn giấy chưa dùng hết thì vẫn có thể sử dụng đồng thời 2 hóa đơn này trong quá trình kinh doanh. Khi đó, nếu xuất bán một lô hàng ti vi – doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn giấy, hoặc khi xuất bán một lô hàng điều hòa – doanh nghiệp có sử dụng hình thức hóa đơn điện tử. Việc sử dụng song song các hình thức hóa đơn được hiểu là dùng cho các đơn hàng khác nhau chứ không chung cho 1 đơn hàng.

► Một số lưu ý kế toán cần biết

- Muốn sử dụng song song các hình thức hóa đơn khác nhau cho doanh nghiệp, nhân viên kế toán cần tiến hành các thủ tục đảm bảo quá trình đăng ký, sử dụng hóa đơn tuân thủ theo đúng quy định về hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử.

- Trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng, nhân viên kế toán cần lập thông báo phát hành hóa đơn tương ứng với từng hình thức hóa đơn gửi lên cơ quan thuế có thẩm quyền.

• Mẫu thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in

​THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN

(Dành cho doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặt in, tự in)

1. Tên doanh nghiệp phát hành hóa đơn: .................................................................................

2. Mã số thuế:...............................................

3. Địa chỉ trụ sở chính:.................................................................................................................

4. Điện thoại:................................................

5. Các loại hóa đơn phát hành:

6. Thông tin đơn vị chủ quản (trường hợp doanh nghiệp dùng hóa đơn của đơn vị chủ quản đặt in, tự in):

- Tên đơn vị: ....................................................................................

- Mã số thuế:.................................................

7. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:..................................................................................

• Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử

THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Tên doanh nghiệp: ......................................................................

2. Mã số thuế: ..................................

3. Địa chỉ trụ sở chính: ................................................................................................................

4. Điện thoại: ...................................

5. Các loại hoá đơn phát hành:

6. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo: ................................................

7. Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trong trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

- Và hàng quý, nhân viên kế toán cần phải làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp và nộp cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp – kể cả trường hợp trong quý đó, doanh nghiệp không sử dụng hóa đơn.

Vieclamnhamay.vn mong rằng với những thông tin được chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn trả lời được câu hỏi “Có thể sử dụng đồng thời hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử trong hoạt động của doanh nghiệp?”…

Ms. Công nhân