Gỡ rối 10 câu hỏi phỏng vấn Logistics thường gặp

Ngành Logistics bao gồm một chuỗi các vị trí đảm nhiệm các công việc khác nhau nhưng đều có sự liên kết  nhằm đảm bảo mục đích cuối cùng là đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng.

Đối với quá trình phỏng vấn ứng viên, ngoài những câu hỏi cơ bản về giới thiệu bản thân, trình độ, kinh nghiệm làm việc, tùy vào mỗi vị trí mà nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những câu hỏi phù hợp. Sau đây là tổng hợp 10 câu hỏi phỏng vấn Logistics và gợi ý trả lời dành cho ứng viên.

Xem Thêm: ​Logistics là gì? Tất tần tật những điều cần biết về Logistics

1. Bạn biết  gì về công việc của một nhân viên Logistics?

Để trở thành một nhân viên logistic thì việc tìm hiểu về ngành này và nắm bắt những thông tin công việc cần làm theo vị trí mà bạn ứng tuyển là điều được nhà tuyển dụng đánh giá cao.

Qua câu hỏi này, ứng viên không chỉ thể hiện được những hiểu biết cơ bản về ngành logistic mà còn cho nhà tuyển dụng thấy sự nghiêm túc của mình khi ứng tuyển vào vị trí này.

Ví dụ với câu trả lời này nếu bạn ứng tuyển vào vị trí quản lý kho hàng, hãy nêu ra những công việc cơ bản bao gồm:

- Bố trí, thiết kế cấu trúc kho bãi và các phương tiện lưu trữ, bốc xếp hàng trong kho

- Quản lý hàng hóa: bao gồm việc phân loại hàng, định vị, lập danh mục, dán nhãn hoặc thanh lý hàng chất lượng kém.

- Kiểm kê hàng hóa: điều chỉnh sự chênh lệch (nếu có), kiểm kê tồn kho, lưu giữ hồ sơ.

- Quản lý công tác xuất nhập hàng.

- Đảm bảo an toàn cho hàng hóa, người lao động

- Phòng ngừa trộm cắp, cháy nổ.

2.  Bạn sẽ làm gì để giảm chi phí phân phối hàng hóa?

Với mục đích tiết kiệm thời gian, đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp, để giảm chi phí phân phối nhân viên logistics cần tập trung tối ưu các hoạt động: Chi phí vận chuyển trong và ngoài nước, phí lưu kho, thuế quan và chi phí vận chuyển trực tiếp.

Ở mỗi hoạt động cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí như: diện tích kho, nguồn nhân lực, tuyến đường, phương tiện vận chuyển,…ngoài ra cần sử dụng các thế thống phần mềm giúp cho các hoạt động logistics được quản lý chặt chẽ, vận hành trơn tru, giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh không đáng có.

3. Với kinh nghiệm của mình, bạn thấy cần làm gì để quản lý kho hàng hiệu quả hơn?

- Giải quyết tránh để dư thừa hàng tồn kho quá mức: hàng tồn kho quá nhiều dẫn đến trì hoãn quy trình bốc dỡ, kiểm kê, kiểm toán, đồng thời chiếm không gian trong kho.

- Tối ưu không gian và cấu trúc nhà kho giúp giảm đáng kể thời gian xuất nhập hàng, cải thiện năng suất và hiệu quả công việc.

- Đảm bảo an toàn trong quản lý nhà kho: Thường xuyên kiểm tra các giá kệ, các dụng cụ, thiết bị phòng cháy chữa cháy trong nhà kho để tránh những sự cố xảy ra, đảm bảo an toàn cho nhân viên và hàng hóa.

- Chú trọng trong công tác đào tạo nhân viên sẽ giúp hiệu quả và năng suất công việc tốt hơn, doanh thu tăng lên.

- Chất lượng nhãn mác đảm bảo là yếu tố góp phần quan trọng vào công việc của cả kho hàng. Nhãn mác đảm bảo về chất lượng kết dính tốt, an ấn rõ ràng sẽ giúp việc quản lý hàng hóa diễn ra thuận lợi, nhanh chóng hơn.

Ngoài những ý như trên, tùy theo kinh nghiệm của mình, ứng viên có thể nêu thêm nhiều vấn đề khác trong công tác quản lý kho hàng. Đây sẽ là câu trả lời để lại ấn tượng tốt trước nhà tuyển dụng.

4. Giả sử lô hàng vừa xuất đi của bạn có sản phẩm bị lỗi, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Ngoài những kiến thức chuyên môn  thì những câu hỏi tình huống cũng thường được đặt ra trong các buổi phỏng vấn. Thông thường nhà tuyển dụng sẽ không quá khắt khe trong việc bạn có xử lý chính xác tình huống trong thực thế hay không, mà qua cách trả lời nhanh chóng, hợp lý  họ sẽ đánh giá ứng viên đó khả năng xử lý tình huống tốt, chịu được áp lực công việc và hiểu rõ vai trò của mình.

Trong trường hợp này ứng viên có thể trả lời rằng sẽ lập tức thay mặt công ty xin lỗi khách hàng, xin khách hàng chút thời gian để kiểm tra lại thông tin của sản phẩm lỗi, đồng thời báo cáo với cấp trên và các bộ phận liên quan đưa ra hướng xử lý phù hợp. Và trong thời gian sớm nhất liên hệ lại với khách hàng để đưa ra các biện pháp giải quyết, xoa dịu khách hàng.

5. Những năng lực nào cần thiết trong ngành logistic?

Ngoài nắm vững những kiến thức cơ bản trong ngành logistic tùy theo vị trí công việc ứng tuyển, ví dụ; kiến thức hải quan, kiến thức về quy trình xuất và nhập hàng, các từ ngữ chuyên ngành…Ứng viên có thể nêu ra các kỹ năng khác như:

• Khả năng thích ứng: Là ngành liên tục thay đổi và ngày càng phức tạp, những người làm trong ngành logistic cần khả năng thích ứng tốt nhất để đảm bảo quy trình, tổ chức của mình liên tục phát triển.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Với chuỗi cung ứng vận động liên tục, các vấn đề xảy ra mỗi ngày không giống nhau, đòi hỏi người làm nghề logistic phải nhạy bén trong phân tích, xử lý đảm bảo các hoạt động diễn ra xuyên suốt.

• Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc: Môi trường làm việc với nhịp độ nhanh, khối lượng công việc nhiều, áp lực, mỗi một bước trong mỗi bộ phận lại liên quan đến bộ phận trước và sau đó, vì vậy nhân viên cần phải biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc của mình một cách hợp lý.

• Sự tập trung, cẩn thận trong từng chi tiết sẽ tránh gây ra những tổn thất không đáng có, ảnh hưởng đến nhiều người cũng như đến hình ảnh của công ty.

6. Làm thế nào để tối ưu hóa sự hài lòng của khách hàng trong hoạt động logistics?

Xây dựng trải nghiệm khách hàng sẽ góp phần gia tăng mức độ gắn kết, lòng trung thành của khách hàng, tạo dựng mối quan hệ bền vững giữa khách hàng và doanh nghiệp. Đây chính là phương pháp tốt nhất tối ưu hóa sự hài lòng của khách hàng trong hoạt động logistics. Để xây dựng trải nghiệm khách hàng các doanh nghiệp cần chú ý:

• Truyền đạt thông tin xuyên suốt, đảm bảo tính nhất quán, trung thực, quá trình tiếp nhận phản hồi thông tin tới khách hàng diễn ra nhanh nhất có thể.

• Lắng nghe khách hàng, thông qua những phản hồi từ khách hàng để có những chính sách hợp lý trong từng khâu, từng hoạt động.

• Tận dụng các kênh truyền thông để đưa ra thông tin nhanh chóng đúng thời điểm khách hàng cần.

• Xây dựng hệ thống nhân lực chuyên nghiệp, đẩy mạnh cơ chế khen thưởng, đánh giá cấp bậc, tạo động lực cho nhân viên không ngừng học hỏi kiến thức mới, hoàn thiện quy cách phục vụ đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Ngoài ra bạn có thể trả lời một cách ngắn gọn súc tích về 8 quyền của Logistic là: Sản phẩm phù hợp; đúng cách; đúng số lượng; đúng chất lượng; đúng địa điểm; đúng lúc; đúng khách hàng và chi phí phù hợp. Câu trả lời này cho thấy tinh thần trách nhiệm trong công việc của bạn, để lại ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng.

7. Ngoại ngữ (tiếng anh) có quan trọng trong ngành logistics?

Tiếng anh là một lợi thế đối với những người làm trong ngành logistics, tùy theo vị trí mà sẽ có yêu cầu trình độ tiếng anh khác nhau. 

Ở câu hỏi này ứng viên không nên chỉ trả lời “có” mà cần tập trung vào lý do và cách rèn luyện ngoại ngữ. Nếu tiếng anh của bạn tốt có thể thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy khả năng của mình góp ích gì vào công việc.Còn nếu tiếng anh của bạn chưa tốt hãy thể hiện thái độ sẵn sàng rèn luyện, cải thiện phù hợp với yêu cầu của vị trí ứng tuyển.

8. Với kinh nghiệm đã có trong ngành logistics, bạn hãy cho biết những vấn đề mà bạn gặp phải trong quá trình giao hàng?

Câu hỏi này nhà tuyển dụng sẽ đặt ra cho những ứng viên đã có kinh nghiệm ở vị trí giao hàng. Là cách để họ đánh giá xem bạn có thực sự quan tâm với nghề; cách bạn nhìn nhận, ghi nhớ các vấn đề đã từng gặp i cho thấy bạn là một ứng viên thông minh, hiểu rõ công việc mình đang làm.

 Hãy trả lời một cách chân thật nhất những khó khăn, vấn đề mà bạn gặp phải qua kinh nghiệm thực tế, nếu được hãy nêu cách giải quyết vấn đề đó hợp lý nhất.

Các vấn đề thường xảy ra như: bất đồng trong địa điểm giao hàng; giao sai hàng, hàng hóa bị lỗi…

9. Vì sao bạn muốn ứng tuyển vào vị trí X/Y/Z  trong ngành Logistics?

Qua câu hỏi nhà tuyển dụng muốn kiểm tra lòng đam mê, tinh thần nhiệt huyết và bạn có thật sự coi trọng công việc này, muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp hay không.

Ở câu trả lời này hãy cho nhà tuyển dụng biết, qua tìm hiểu kiến thức ngành bạn thấy công việc này phù hợp với tính cách của mình. Qua giới thiệu từ bạn bè, người quen nắm được mức thu nhập; chế độ đãi ngộ; lộ trình thăng tiến của công ty hoàn toàn phù hợp với nhu cầu bản thân.

10. Mục tiêu của bạn trong công việc này là gì?

Có thể trình bày ngắn gọn về những đích đến bạn đã đặt ra và những kế hoạch bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình. 

-  Mục tiêu ngắn hạn: Hãy thể hiện mong muốn được làm việc tại công ty mình ứng tuyển, học hỏi những kỹ năng mới, nâng cao năng lực bản thân, thực hiện tốt công việc được giao.

- Mục tiêu dài hạn: Lộ trình thăng tiến, mức lương bạn muốn nhận được trong tương lai.

Hãy đưa ra các mục tiêu thực tế của mình, cho nhà tuyển dụng thấy sự nhiệt huyết, đam mê và tinh thần cầu tiến của bạn.

Với 10 câu hỏi phỏng vấn ngành logistics và gợi ý trả lời trên đây, hy vọng sẽ là những thông tin hữu ích mang lại cơ hội nghề nghiệp tốt hơn cũng như cung cấp những góc độ sâu sắc hơn về Logistics cho những ứng viên đang quan tâm tìm hiểu ngành này.

Chi phí logistics là gì? Cách xác định chi phí logistics chuẩn xác nhất 

Đoàn Trang (Tổng hợp)