Hệ thống ERP là gì? Vì đâu ERP trở thành giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Với sự cạnh tranh khốc liệt trong môi trường kinh doanh ngày nay, các doanh nghiệp cần một cách đáng tin cậy và hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin. Đó chính là lý do ERP xuất hiện và trở thành một giải pháp không thể thiếu đối với các doanh nghiệp. Vậy hệ thống ERP là gì? Đặc trưng, lợi ích của nó đối với doanh nghiệp ra sao? Tất cả sẽ được giải đáp ngay sau đây.

Hệ thống ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một loại hệ thống phần mềm giúp các doanh nghiệp tự động hóa và quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi để có hiệu suất tối ưu. Hệ thống ERP giúp tổ chức quản lý tất cả các hoạt động ở các phòng ban khác nhau như sản xuất, tài chính, bán hàng, kho vận và quản lý nhân sự. Cho phép các phòng ban cùng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau để đưa ra các quyết định chính xác và nhanh chóng. Ngoài ra, nó còn giúp tối ưu hóa quản lý tài nguyên và quy trình kinh doanh, giảm thiểu chi phí và tăng tính hiệu quả của doanh nghiệp.

Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Là một giải pháp quản trị doanh nghiệp, ERP có những đặc điểm sau:

- ERP tích hợp các chức năng quản lý khác nhau trong công ty như tài chính, kế toán, quản lý vật tư, sản xuất, bán hàng, nhân sự... để tạo nên một hệ thống quản lý toàn diện.

- ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người. Và ERP có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các nhu cầu và yêu cầu của từng công ty cụ thể.

- Hệ thống ERP cung cấp thông tin trong thời gian thực, giúp cho người dùng có thể quản lý và điều hành hiệu quả hơn. Ví dụ như quy trình mua bán xảy ra trong vòng vài giây sau khi nhận được đơn đặt hàng, giúp các vấn đề được xác định nhanh chóng, từ đó người bán có thêm thời gian để khắc phục tình hình.

- ERP sử dụng một cơ sở dữ liệu chung cho phép liên kết giữa các phòng ban trong công ty để cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban hoạt động tách rời.

Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

ERP cung cấp nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, hầu hết trong số đó đến từ việc chia sẻ thông tin và tiêu chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu và người dùng. Một số lợi ích nổi trội có thể kể đến như:

ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin tài chính

Các giải pháp phần mềm ERP sẽ tập trung toàn bộ thông tin tài chính của doanh nghiệp vào một phiên bản duy nhất trên tất cả các phòng ban.

Thông tin tài chính khi được tập hợp trên một nền tảng sẽ được tự động tính toán và hiển thị một cách thống nhất, đồng bộ. Điều này cũng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng gian lận hay lừa đảo xuất hiện trong công ty.

Đồng thời, nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý ERP, các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn có cấu trúc phức tạp, không cần phải đợi đến cuối chu kỳ kinh doanh mới tổng hợp dữ liệu. Doanh nghiệp có thể trích xuất báo cáo tài chính bất kể khi nào cần một cách chính xác và nhanh chóng nhờ các dữ liệu thu thập được trong phần mềm.

ERP giúp tăng tốc cho quy trình làm việc

Tốc độ làm việc trong doanh nghiệp thường phụ thuộc vào hai yếu tố chính: Địa chỉ nhận dữ liệu có được xác định chính xác hay không và quá trình truyền dữ liệu có gặp bất kỳ khó khăn hay trở ngại nào hay không. Doanh nghiệp càng lớn, quy trình làm việc càng phức tạp.

Rõ ràng rằng nếu đem ra so sánh giữa tốc độ vận chuyển tài liệu giấy và tài liệu điện tử, chúng ta sẽ thấy tài liệu điện tử vượt trội hơn rất nhiều về cả thời gian cũng như cách thức lưu trữ. Bằng cách giải quyết các trở ngại và loại bỏ khoảng cách địa lý, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là giải pháp giúp rút ngắn quy trình làm việc.

ERP hỗ trợ kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên

Với đặc trưng sử dựng cơ sở dữ liệu chung, hệ thống ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ hơn. Thông qua giao diện thống nhất từ hệ thống ERP của công ty mình, người quản lý có thể nắm bắt tất cả kết quả công việc của nhân viên thực hiện trong ngày.

Ngoài ra, một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tiên tiến có chức năng tự động phân chia công việc của nhân viên dựa trên thế mạnh của họ thông qua phân tích dữ liệu. Nhờ đó, các nhà quản lý có thể tiết kiệm thời gian cho công tác quản trị nhân sự.

ERP kết nối mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp

ERP cung cấp các công cụ trao đổi thông tin giữa các thành viên trong doanh nghiệp, từ việc chia sẻ thông tin về khách hàng, đến việc đăng tải tài liệu và phân tích dữ liệu. Nhờ đó, mọi người có thể cập nhật thông tin về tình hình công việc và đưa ra quyết định nhanh chóng. Đồng thời , hệ thống ERP cũng cung cấp các tính năng như trò chuyện, cập nhật trạng thái cá nhân như một mạng xã hội nội bộ để nhân viên có thể tương tác với nhau một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Các hệ thống ERP phổ biến

Có ba loại hệ thống ERP chính hoạt động với các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau bao gồm ERP đám mây, ERP tại chỗ và ERP “lai”.

- Phần mềm ERP dựa trên đám mây là một hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp được cung cấp bằng cách sử dụng công nghệ đám mây. Doanh nghiệp có thể truy cập và lưu trữ dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, giúp tiết kiệm chi phí và tăng tính linh hoạt trong việc quản lý.Các tính năng của phần mềm ERP đám mây bao gồm quản lý tài sản, quản lý sản xuất, quản lý kho, quản lý tài chính, quản lý nhân sự và quản lý khách hàng.

- Phần mềm ERP tại chỗ được cài đặt và quản lý cục bộ, trên các máy chủ và phần cứng của chính tổ chức. Nó cung cấp cho các doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát hệ thống và dữ liệu ERP của họ, cho phép tùy chỉnh, linh hoạt và bảo mật cao hơn. Các tổ chức có thể điều chỉnh phần mềm để đáp ứng nhu cầu và yêu cầu cụ thể của họ và họ có toàn quyền truy cập vào dữ liệu của mình và có thể quản lý nội bộ. Tuy nhiên một hạn chế dễ thấy nhất của ERP tại chỗ chính là việc tốn kém chi phí trả trước đáng kể cho phần cứng, phần mềm và cơ sở hạ tầng, cũng như bảo trì và hỗ trợ liên tục. Ngoài ra, phần mềm ERP tại chỗ còn bị hạn chế khi truy cập từ các địa điểm từ xa hoặc trên thiết bị di động so với hệ thống ERP dựa trên đám mây.

- Phần mềm ERP "lai" là sự kết hợp các giải pháp hệ thống ERP dựa trên đám mây và tại chỗ. Các doanh nghiệp thường áp dụng chiến lược này khi họ đã có một hệ thống ERP tại chỗ được thiết lập. Họ thêm các giải pháp đám mây mới hơn để hỗ trợ các đơn vị kinh doanh hay nhóm khu vực hoặc để nhanh chóng thêm các chức năng mới mà không phải thay đổi hệ thống hiện tại của họ.

Mỗi hệ thống giải pháp ERP thường được thiết kế để hỗ trợ các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp. Tùy theo  quy mô, chức năng và nhu cầu mà doanh nghiệp lựa chọn cho mình hệ thống ERP phù hợp, nhằm mang lại hiệu quả tối ưu cho việc vận hành và kinh doanh.

8 sai lầm trong quản lý doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cần tránh 

Ms. Công nhân