Ưu nhược điểm của các hình thức chấm công phổ biến hiện nay

Chấm công là một công việc không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp nào. Nó trở thành cánh tay phải đắc lực cho nhà quản trị nhân sự trong việc giám sát và đánh giá nhân viên nhờ thống kê các số liệu chấm công. Cùng tìm hiểu những hình thức chấm công được các doanh nghiệp sử dụng phổ biến hiện nay.

Chấm công là gì?

Chấm công là một nghiệp vụ quen thuộc và vô cùng quan trọng trong các doanh nghiệp nhằm quản lý thời gian làm việc của mỗi nhân viên theo bao gồm: giờ vào, giờ tan ca,, tăng ca, nghỉ phép, đi muộn, về sớm. 

Các số liệu thu thập được sẽ là cơ sở cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên, giúp mọi người tuân thủ kỷ luật và hỗ trợ các bộ phận theo dõi tình hình làm việc của các thành viên trong đội ngũ để đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần xây dựng ý thức chấp hành nội quy doanh nghiệp nghiêm túc hơn. 

Các hình thức chấm công cơ bản

Dưới đây là thông tin về 5 hình thức chấm công phổ biến cùng những ưu và nhược điểm riêng.

Chấm công bằng thẻ giấy

Chấm công thẻ giấy là hình thức dùng thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu chấm công của nhân viên. khi chấm công, nhân viên phải đưa thẻ vào trong máy chấm, máy sẽ in lên thẻ các thông tin ngày, giờ chấm công.

Chấm công thẻ giấy dùng thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu chấm công của nhân viên. Thông thường, thẻ giấy của nhân viên sẽ được chia sẵn giờ cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) tương ứng với 31 ngày. Khi chấm công, nhân viên phải đưa thẻ vào trong máy chấm, máy sẽ in lên thẻ các thông tin ngày, giờ chấm công. 

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy:

+ Lắp đặt và sử dụng đơn giản ở bàn hoặc vị trí thuận tiện cho việc chấm công, dễ dàng di chuyển; không cần phải lấy dấu vân tay, làm thẻ từ, không cần lắp đường điện, kết nối mạng.

+ Tính công thuận tiện và nhanh chóng, nhân viên chỉ cần cho thẻ giấy vào máy chấm để in giờ lên thẻ. Máy in nhanh chỉ mất 1s cho mỗi lần chấm.

+ Tiết kiệm chi phí vì giá thành của máy chấm công thẻ giấy thường thấp hơn so với các loại máy chấm công khác trên thị trường.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ giấy:

+ Không đảm bảo được tính trung thực vì hoàn toàn có thể nhờ chấm công hộ.

+ Thẻ giấy có độ bền không cao, có thể bị rách, ướt nếu không được bảo quản tốt.

+ Vì phải tổng hợp lại dữ liệu thủ công nên sẽ tốn thời gian, công sức và khó tránh khỏi sai sót.

+ Tốn chi phí duy trì như làm thẻ giấy hằng tháng, thay mực máy,…

Chấm công điện tử bằng thẻ từ

Máy chấm công bằng thẻ từ là loại máy sử dụng thẻ từ cảm ứng (RFID) để chấm công. Mỗi thẻ từ được lưu trữ mã số cũng như thông tin cần thiết của nhân viên. Thiết bị chấm công sẽ phân tích mã số mà thiết bị đọc được trên thẻ để xác định thông tin cá nhân của người vừa thực hiện chấm công. Khi chấm công, người chấm dùng thẻ quẹt vào đầu đọc thẻ, dữ liệu ra vào sẽ được tự động lưu lại trong máy.  

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ: 

+ Tiết kiệm thời gian: với 2s việc chấm công trở nên giản tiện và nhanh chóng, giúp giảm thiểu thời gian chấm công cho các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. 

+ Chất liệu thẻ từ làm từ nhựa nên dễ dàng bảo quản hơn so với thẻ giấy.

+ Máy chấm được kết nối với máy tính thuận tiện cho việc xử lý, tổng hợp dữ liệu, tránh tối đa sai sót, tiết kiệm được thời gian, công sức và nhân lực.

+ Máy chấm từ có bộ nguồn dự trữ đề phòng trường hợp mất dữ liệu khi bị cúp điện.

+ Ngoài ra, máy chấm từ có thể tích hợp các tính năng chấm công khuôn mặt, chấm công vân tay,…

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

+ Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên

+ Có thể chấm công hộ dễ dàng nếu không có người giám sát.

Chấm công bằng vân tay

Đây là hình thức chấm công thịnh hành nhất hiện nay, thông qua việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay cùng các công nghệ xử lý hình ảnh giúp xác định được danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

+ Thao tác chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp, phù hợp với các văn phòng, tòa nhà.

+ Độ chính xác cao, hạn chế tối đa tình trạng chấm công hộ hay các gian lận chấm công khác.

+ Không phát sinh chi phí vận hành, phí in thẻ.

+ Tính linh hoạt cao, cho phép nhân sự trích xuất và tổng hợp dữ liệu dễ dàng

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng vân tay:

+ Nếu vân tay bị ướt, dính dầu mỡ, bị thương, dấu vân tay bị mòn sẽ ảnh hưởng đến việc chấm công hoặc khó chấm thành công.

Chấm công bằng khuôn mặt

Đây là hình thức chấm công tiên tiến, áp dụng công nghệ AI nhận dạng khuôn mặt giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong công ty.

Ưu điểm của máy chấm công nhận diện khuôn mặt:

+ Tính bảo mật cao, tránh tình trạng gian lận trong chấm công.

+ Khắc phục hạn chế của các hình thức chấm công khác như mất thẻ, hỏng thẻ, máy chấm công không nhận dạng vân tay.

+ Máy chấm công nhận diện khuôn mặt có độ chính xác cao tuyệt đối.

+ Không phát sinh thêm các chi phí khác khi vận hành

+ Tổng hợp, quản lý và xử lý dữ liệu dễ dàng do được kết nối đồng bộ với máy tính và các thiết bị điện tử khác.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng khuôn mặt:

+ Chi phí đầu tư mua máy chấm công khá đắt

+ Tốc độ xử lý chậm hơn so với chấm bằng vân tay hay thẻ

Chấm công bằng mống mắt

Hình thức chấm công này ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Máy chấm công sẽ không quét võng mạc của nhân viên mà chỉ đơn giản xác nhận hình ảnh về mống mắt của nhân viên dựa vào dữ liệu đã có. 

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt:

+ Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức chấm công khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay,…

+ Độ chính xác tuyệt đối nhờ công nghệ chấm công tiên tiến nhất hiện nay.

+ Tốc độ xử lý nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng.

+ Chế độ bảo mật cực kỳ tốt.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng mống mắt:

+ Giá thành quá cao so với những hình thức chấm công còn lại.

Như vậy có thể thấy mỗi loại hình chấm công sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy theo khả năng tài chính, nhu cầu sử dụng mà các doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức phù hợp, giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình tổng hợp công, tính lương cho nhân viên.

Mẫu bảng chấm công và 3 phương pháp chấm công kế toán tiền lương cần biết 

Ms. Công nhân (Tổng hợp)