Tất tần tật những điều cần biết về hóa đơn điện tử

Thực tế thì không phải ứng viên tìm việc kế toán hay học viên chuyên ngành nào cũng có kiến thức và thực sự hiểu biết về hóa hơn điện tử. Thấu hiểu những thắc mắc này, bài viết được Vieclamnhamay.vn chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu “Tất tần tật những điều cần biết về hóa đơn điện tử”.

Bạn biết gì về hóa đơn điện tử?

► Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (Electronic Billing) là phiên bản “điện tử hóa” của hóa đơn giấy, được tạo lập - gửi - nhận - lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử là một trong các loại chứng từ kế toán, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp.

► Quy định về hóa đơn điện tử

- Điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Không phải đơn vị kinh doanh nào đang triển khai hình thức hóa đơn giấy là có quyền được phát hành hóa đơn điện tử. Điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, đã được Vieclamnhamay.vn chia sẻ khá chi tiết trong bài viết trước đây, bạn có thể click vào link để xem chi tiết.

- Quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp đáp ứng đủ các điều kiện trên thì được quyền phát hành hóa đơn điện tử. Và quy trình đăng ký phát hành hóa đơn điện tử gồm những bước sau:

♦ Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp trước khi tạo lập hóa đơn điện tử phải ra Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi lên cơ quan quản lý Thuế của địa phương bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử theo mẫu của Bộ Tài chính.

♦ ​Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi cơ quan thuế theo mẫu có trong Thông tư 32 của Bộ Tài chính.

♦ ​Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Doanh nghiệp tiến hành ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn theo đúng định dạng áp dụng cho người mua đến cơ quan quản lý thuế của địa phương theo đường điện tử.

♦ Lưu ý:

• Để quá trình đăng ký diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị 3 loại giấy tờ trên cùng một lúc và gửi cùng lần đến cơ quan thuế.

• Theo quy định trong Thông tư 37 phát hành năm 2017 của Bộ Tài chính, trong thời gian 2 ngày làm việc sau khi gửi các loại giấy tờ trên, nếu không nhận được phản hồi bằng văn bản của cơ quan thuế thì doanh nghiệp được quyền xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.

- Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

♦ Lập hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực hiện việc lập hóa đơn điện tử bằng phần mềm chuyên dụng.

• Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cũng có thể truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của đơn vị trung gian để lập hóa đơn điện tử theo quy định.

♦ Gửi hóa đơn điện tử

• Gửi hóa đơn điện tử là việc người bán truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua.

• Việc gửi hóa đơn điện tử có thể thực hiện bằng cách gửi trực tiếp hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

♦ Điều chỉnh - Hủy hóa đơn điện tử

Việc điều chỉnh, hủy hóa đơn điện tử phải được sự đồng ý và xác nhận của hai bên (bên bán + bên mua). Với hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm, còn với hóa đơn hủy phải được lưu giữ lại để phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan kiểm toán – quản lý thuế.

Hóa đơn điên tử bị hủy vẫn phải được lưu giữ lại để phục vụ công tác kiểm toán

- Thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

♦ Nguyên tắc chuyển đổi

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thực hiện để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình. Việc chuyển đổi với mỗi hàng hóa chỉ được thực hiện một lần.

♦ Điều kiện khi chuyển đổi

• Phải giữ nguyên nội dung của hóa đơn điện tử gốc

• Có ký hiệu xác nhận đã được chuyển đổi từ hình thức hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

• Có chữ ký – họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn.

♦ Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử gồm: dòng chữ in hoa “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”, họ tên và chữ ký của người thực hiện việc chuyển đổi, thời gian chuyển đổi hóa đơn cụ thể.

► Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử?

Việc tra cứu hóa đơn điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng được thực hiện khi:

- Cần kiểm tra hóa đơn điện tử GTGT đã được phép sử dụng hay chưa. Thời gian tra cứu là sau 2 ngày phát hành hóa đơn Vat.

- Kế toán cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn trước khi tiến hành kê khai, hạch toán.

Việc tra cứu hóa đơn điện tử được tiến hành trên website: Tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Mọi dữ liệu về báo cáo, thông báo của đơn vị phát hành hóa đơn được tập hợp trên website này. Bạn có thể kích chọn tra cứu một hóa đơn – hay tra cứu nhiều hóa đơn và thực hiện theo các thao tác hướng dẫn.

► Lưu trữ hóa đơn điện tử

Những điều cần biết khi lưu trữ hóa đơn điện tử đã được Vieclamnhamay.vn chia sẻ khá cụ thể trong bài viết này với các nội dung về: thời gian lưu trữ, yêu cầu lưu trữ, hủy hóa đơn, phương pháp bảo mật dữ liệu. Bạn có thể clik vào bài viết để xem chi tiết.

Ms. Công nhân