Quản Lý Chi Phí Bảo Trì (Maintenance Cost Management): Hiểu đúng để có cách tối ưu hiệu quả nhất

Chi phí bảo trì là một trong những khoản chi bắt buộc của mỗi doanh nghiệp, để duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh ổn định. Vậy chi phí bảo trí gồm những gì? Quản lý chi phí bảo trì thế nào là hiệu quả? Cùng Vieclamnhamay.vn đi tìm lời giải đáp nhé!

Bảo trì là gì? Chi phí bảo trì là gì?

Bảo trì là hoạt động kiểm tra để đánh giá hiệu suất hoạt động hay sửa chữa, cải tiến hệ thống máy móc, thiết bị trong nhà máy, phân xưởng nhằm đạt được chất lượng vận hành trơn tru và ổn định nhất.

Chi phí bảo trì là khoảng chi phí phải bỏ ra để thực hiện các hoạt động bảo trì, bao gồm duy trì, sửa chữa, thay thế và bảo quản tài sản, thiết bị, máy móc luôn trong tình trạng hoạt động tốt, từ đó giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, cải thiện hiệu suất, đồng thời kéo dài tuổi thọ của các máy móc, thiết bị đó.

Chi phí bảo trì gồm những gì?

Thông thường, doanh nghiệp sẽ chia chi phí trong hoạt động bảo trì ra làm 2 nhóm, là: chi phí bảo trì trực tiếp và chi phí bảo trì gián tiếp.

Mỗi nhóm chi phí bảo trì sẽ bao gồm những phần phải thực hiện, tương ứng với đó là chi phí phải chi. Cụ thể:

+ Chi phí bảo trì trực tiếp

Là những khoảng chi phí được trả trực tiếp cho các hoạt động có liên quan đến bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị của doanh nghiệp.

Có thể có:

- Chi phí mua sắm vật tư

- Chi phí mua sắm máy móc, thiết bị để sửa chữa, cải tiến

- Chi phí cho các phụ tùng thay thế

- Chi phí trả lương và thưởng cho nhân viên bảo trì

- Chi phí trả cho đào tạo và huấn luyện kỹ năng, nghiệp vụ bảo trì

- Chi phí cho hợp đồng bảo trì thuê ngoài (nếu có)

+ Chi phí bảo trì gián tiếp

Là khoảng chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho những tổn thất khi máy móc, thiết bị bị hư hỏng hay gặp sự cố phải ngưng trệ.

Có thể là:

- Thiệt hại về năng suất sản xuất

- Thiệt hại về chất lượng sản phẩm

- Thiệt hại về độ an toàn trong lao động

- Thiệt hại ảnh hưởng đến môi trường

- Thiệt hại về nguyên vật liệu

- Thiệt hại về tuổi thọ của tài sản

- Thiệt hại ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu và độ tin cậu của khách hàng

- Thiệt hại ảnh hưởng đến vốn đầu tư và khả năng xoay vòng vốn

- Thiệt hại về doanh thu và lợi nhuận

+ Chi phí ngừng máy

Ngoài 2 khoảng chi phí khá lớn phải chi trên đây, doanh nghiệp còn phải chịu thêm một khoản tiền nữa, có liên quan đến hoạt động bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị - được gọi là chi phí ngừng máy, tức hoạt động sản xuất bị ngưng trệ - downtime. Dù chủ động hay bị động (sự cố ngoài ý muốn) thì việc ngưng sản xuất hàng giờ cũng gây nên thiệt hại không hề nhỏ.

Tham khảo qua bảng thống kê chi phí ngừng máy của một số ngành chủ lực, tính theo giờ, cho mỗi dây chuyền sản xuất:

Quản lý chi phí bảo trì là gì?

Quản lý chi phí bảo trì là quản lý và kiểm soát các chi phí liên quan đến hoạt động bảo trì để tối ưu hóa nguồn lực và ngăn chặn lãng phí.

Về cơ bản, kế hoạch bảo trì của một doanh nghiệp chính là nỗ lực đạt được mục tiêu đầu tư sao cho tổng chi phí bảo trì phải chi là nhỏ nhất, dù là chi phí trực tiếp hay gián tiếp, thậm chí là chi phí ngừng máy.

Quản lý chi phí bảo trì thế nào để tối ưu lợi ích?

Hoạt động bảo trì được ví như “xương sống” của hầu hết doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, chế biến hay xây dựng, y tế… Bởi nếu như hệ thống máy móc, thiết bị ngừng hoạt động, doanh nghiệp đó gần như không thể tiếp tục quá trình sản xuất => từ đó gây ra hàng loạt những hệ lụy, như: sản xuất chậm tiến độ, lãng phí thời gian, lãng phí nhân lực, nguy cơ tai nạn lao động tăng, giảm uy tín với khách hàng, thiệt hại lớn về doanh thu và lợi nhuận…

Quản lý chi phí bảo trì một cách hiệu quả mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, như:

- Giảm thời gian ngừng hoạt động: bằng cách lên lịch bảo trì định kỳ và phát hiện sớm vấn đề, từ đó có thể tránh được những sự cố bất ngờ dẫn đến thời gian ngừng hoạt động tốn kém

- Tăng tuổi thọ tài sản: bảo dưỡng phù hợp có thể kéo dài tuổi thọ hữu dụng của tài sản, giảm nhu cầu mua mới hoặc thay thế máy móc, thiết bị

- Tiết kiệm chi phí: quản lý chi phí bảo trì đúng cách có thể giúp dự đoán và kiểm soát chi phí, ngăn ngừa những chi phí lớn không mong muốn

- Cải thiện hiệu suất thiết bị: với việc bảo dưỡng thích hợp, máy móc và thiết bị có thể đạt hiệu suất tối ưu, góp phần gia tăng uy tín, doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Vậy làm thế nào để quản lý bảo trì, quản lý chi phí bảo trì hiệu quả?

Trên thực tế, các doanh nghiệp hiện tại đang áp dụng phương pháp bảo trì khắc phục cho hệ thống máy móc, thiết bị. Tức là để chúng hoạt động cho đến khi có vấn đề, hỏng, chậm mới tiến hành kiểm tra và sửa chữa, thay thế. Cách bảo trì này mặc dù không sai, cũng phù hợp với một số đặc điểm hoạt động của máy móc, thiết bị nhưng nếu áp dụng đồng loạt, tất thảy thì có thể làm “đội chi phí” bảo trì lên rất nhiều. Thế nên, để tối ưu chi phí bảo trì, doanh nghiệp cần phân tích chi tiết các phần của chi phí bảo trì hiện có, từ đó xây dựng kế hoạch bảo trì thích hợp là có thể thay đổi đến giảm đáng kể khoản tiền phải chi cho hoạt động bảo trì.

Vậy kế hoạch bảo trì thích hợp là gì?

Đó là thay vì tiếp tục duy trì phương pháp bảo trì khắc phục, hãy kết hợp thêm phương pháp bảo trì phòng ngừa, hay bảo trì dự phòng. Tức:

- Phát hiện sự cố của thiết bị đang hoạt động nhưng chưa ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình sản xuất, vận hành để tiến hành khắc phục, sửa chữa ngay giúp giảm thời gian ngừng hoạt động, tăng chỉ số khả năng sẵn sàng lên, đồng thời giảm chi phí bảo trì trực tiếp xuống.

- Hạch định những công việc bảo trì dự kiến sẽ thực hiện trước khi cho ngừng máy, thao tác nhanh và chính xác để giảm thời gian ngừng hoạt động

- Nâng cao năng lực và tay nghề của nhân viên bảo trì, đảm bảo tiến hành công việc bảo trì nhanh chóng và chính xác, đúng kỹ thuật và yêu cầu, cho hiệu quả cao

Xây dựng kế hoạch bảo trì phòng ngừa hiệu quả sẽ đồng thời giúp giảm bớt sự cố phải tiến hành bảo trì khắc phục, hoặc cũng có thể kết hợp thực hiện bảo trì khắc phục khi cần nhưng cũng cần thỏa mãn tiêu chí nhanh, đúng, hiệu quả nhằm giảm thời gian chết xuống mức thấp nhất.

Hoạt động bảo trì là bắt buộc trong nhiều doanh nghiệp. Chi phí bảo trì không hề nhỏ. Thế nhưng, một khoản chi tối ưu là khoản tiền thấp nhất phải chi nếu biết cách quản lý chi phí bảo trì hiệu quả.