Gợi ý cách viết hồ sơ xin việc chuẩn cho mọi ứng viên

Hồ sơ xin việc là giấy tờ không thể thiếu khi người lao động muốn ứng tuyển vào bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tạo một hồ sơ xin việc hoàn chỉnh, hãy cùng Vieclamnhamay.vn tìm hiểu về nội dung này qua bài viết dưới đây nhé.

Để có được bộ hồ sơ chỉn chu và chuyên nghiệp - ghi điểm nơi nhà tuyển dụng, ứng viên cần nắm rõ cách viết hồ sơ xin việc sao cho đúng và phù hợp. Vậy đâu là cách viết hồ sơ xin việc chuẩn nhất cho mọi ứng viên?

►Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc là một tập hồ sơ gồm nhiều văn bản, giấy tờ đính kèm tóm tắt thông tin về ứng viên được dùng để ứng tuyển vào vị trí công việc nào đó. Thông qua hồ sơ, nhà tuyển dụng sẽ nắm được các thông tin cơ bản và tổng quan, từ đó thuận tiện cho quá trình đánh giá,lựa chọn, sàng lọc ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.

Hiện có 2 hình thức hồ sơ xin việc là hồ sơ giấy và hồ sơ online. Tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng mà ứng viên chuẩn bị hồ sơ xin việc giấy đến nộp trực tiếp hoặc hồ sơ xin việc online gửi trực tuyến qua link cung cấp. 

Riêng đối với trường hợp ứng tuyển online thường chỉ cần nộp file đơn xin việc và CV qua email, nếu nhà tuyển dụng thấy phù hợp sẽ liên hệ hẹn phỏng vấn. Sau đó ứng viên trúng tuyển sẽ được yêu cầu bổ sung hồ sơ (giấy) đầy đủ khi đi làm.

Hồ sơ xin việc online gồm những gì? Cách tạo hồ sơ xin việc online như thế nào? 

►Hồ sơ xin việc gồm những gì?

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ nhất sẽ bao gồm các loại giấy tờ có sẵn và các giấy tờ quan trọng kèm theo: 

 - 01 Đơn/ Thư xin việc

 - 01 CV xin việc

 - 01 Sơ yếu lý lịch tự thuật

 - 01 Giấy khám sức khỏe 

 - 01 các bằng cấp, chứng chỉ, giấy khen... liên quan (nếu có)

 - 01 bản sao các giấy tờ cá nhân công chứng (gồm có CMND/ CCCD, sổ hộ khẩu...)​

 - 3-4 ảnh thẻ cá nhân kích thước 3x4 hoặc 4x6

4 sai lầm không tưởng khi nộp hồ sơ xin việc, ứng viên nên tránh 

►Vai trò của hồ sơ xin việc là gì?

 Hồ sơ xin việc mang đến nhiều ý nghĩa riêng cho cả ứng viên tìm việc lần nhà tuyển dụng tuyển người. Cụ thể:

+ Đối với ứng viên tìm việc:

Là cách đơn giản nhưng hiệu quả để cung cấp thông tin cơ bản và tổng quan nhất của bản thân đến đơn vị tuyển dụng, thể hiện giá trị và năng lực của mình cho vị trí đang ứng tuyển, cho thấy tiềm năng và sự phù hợp nhất định, nổi bật hơn so với những hồ sơ của các ứng viên khác, để nhà tuyển dụng vì ấn tượng và hài lòng mà chọn ra để liên hệ hẹn phỏng vấn.

+ Đối với nhà tuyển dụng tuyển người:

Nhờ có hồ sơ xin việc mà nhà tuyển dụng biết rõ được lý lịch, thông tin cá nhân, trình độ, kinh nghiệm làm việc của ứng viên - từ đó có đánh giá tổng quan về năng lực và mức độ phù hợp của ứng viên đó với vị trí đang được tuyển; sự khác biệt và nổi bật của ứng viên này với ứng viên khác giúp sàng lọc hồ sơ để liên hệ hẹn phỏng vấn.​

►Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc

Để thuận tiện cho việc tham khảo và điền thông tin cần trong hồ sơ xin việc, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách viết theo từng mẫu tương ứng:

- Bìa hồ sơ xin việc

Bìa hồ sơ xin việc là 1 túi bìa cứng đựng tất cả các giấy tờ, văn bản, chứng chỉ, bằng cấp cung cấp thông tin của ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng. Đây cũng là 1 yếu tố nằm trong danh sách hồ sơ xin việc cần cung cấp thông tin giúp ứng viên gây ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng khi cầm đọc hồ sơ. 

Các thông tin để trống trên bìa hồ sơ cần được điền đầy đủ và chính xác. Bao gồm:

+ Tên hồ sơ: điền "Hồ sơ xin việc làm" hoặc "Hồ sơ tìm việc làm"

+ Họ và tên: điền chính xác họ và tên đầy đủ của ứng viên

+ Giới tính: ghi rõ nam hoặc nữ

+ Ngày, tháng, năm sinh: ghi chính xác theo thông tin ghi trên thẻ CMND/CCCD

+ Địa chỉ nơi ở hiện nay: ghi chính xác địa chỉ nơi bạn đang sinh sống

+ Điện thoại: ghi chính xác số điện thoại đang sử dụng để liên lạc

+ Hồ sơ gồm có: ghi đầy đủ những tài liệu, giấy tờ, chứng chỉ, bằng cấp bên trong hồ sơ xin việc 

Lưu ý cẩn thận, chỉn chu khi điền thông tin trên bìa hồ sơ, tránh sai lỗi chính tả hay tẩy xóa không sạch sẽ, chữ viết cẩu thả, màu mực quá nhiều... làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

- Sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch tự thuật là văn bản có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc; người đi xin việc phải điền toàn bộ thông tin cá nhân, gia đình và quá trình công tác theo mẫu. Sơ yếu lý lịch cần được dán ảnh thẻ 4x6.

Nội dung sơ yếu lý lịch gồm có 3 phần: thông tin về bản thân, quan hệ gia đình và cuối cùng là tóm tắt quá trình đào tạo hoặc công tác. Bạn lấy thông tin trong sổ hộ khẩu gia đình và tiến hành điền lần lượt theo từng đề mục.

Tham khảo chi tiết cách viết và download mẫu sơ yếu lý lịch chuẩn

Lưu ý khi viết sơ yếu lý lịch tự thuật là các thông tin cung cấp cần đầy đủ, chính xác vì sẽ được chính quyền địa phương xác nhận; đặc biệt là ứng viên ứng tuyển vào các vị trí công việc cơ quan nhà nước thì đây sẽ là một trong những yếu tố bắt buộc phải kê khai trung thực.

- Đơn xin việc

Trong bộ hồ sơ xin việc sẽ có sẵn mẫu đơn xin việc, tuy nhiên hiện nay ứng viên thường sử dụng mẫu đơn tự viết tay hoặc đánh máy. Dù lựa chọn mẫu đơn xin việc nào thì trong đơn xin việc đó cần thể hiện mong muốn được làm việc ở vị trí ấy cũng như thể hiện rằng bạn là một ứng viên phù hợp. Nội dung cơ bản của một đơn xin việc cần có:

+ Tiêu ngữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam...” - tiếp đến là tiêu đề “đơn xin việc hoặc thư xin việc”

+ Kính gửi: Ghi rõ cá nhân/ bộ phận tiếp nhận hồ sơ/ tên Công ty, doanh nghiệp ứng tuyển

+ Tôi tên: Viết đầy đủ họ tên bằng chữ in hoa

+ Ngày tháng năm sinh: điền đầy đủ ngày tháng năm sinh theo đúng trên CMND/CCCD

+ Chứng minh thư nhân dân số: Điền số CMND/CCCD của mình, ngày cấp - nơi cấp

+ Hiện cư ngụ tại: địa chỉ nơi đang sinh sống

+ Phần giới thiệu ngắn gọn nhưng đầy đủ lý do xin việc - thế mạnh và sự phù hợp của bản thân nhằm khẳng định mình tiềm năng, nổi bật so với vô vàn hồ sơ xin việc khác.

+ Cảm ơn và ký tên.

Xem thêm: Cách viết đơn xin việc chuẩn ứng viên cần biết 

- CV xin việc

CV xin việc là yếu tố quyết định xem bạn có gây được ấn tượng đối với nhà tuyển dụng hay không. Một bản CV xin việc đầy đủ sẽ làm tăng thêm cơ hội trúng tuyển cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của ứng viên.

Bí quyết viết CV giúp nhà tuyển dụng đồng ý ngay từ cái nhìn đầu tiên 

Thường thì ứng viên sẽ tự tạo CV theo mẫu riêng, nhưng về cơ bản sẽ gồm những thông tin sau đây:

+ Ảnh chân dung: nên là ảnh rõ mặt với biểu cảm thân thiện, trang phục lịch sự

+ Vị trí ứng tuyển: ghi theo tin tuyển dụng của doanh nghiệp

+ Thông tin cá nhân: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ thường trú, điện thoại, email

+ Mục tiêu nghề nghiệp: có thể phân thành mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn trong công việc của bản thân

+ Trình độ học vấn: điền cấp bậc học cao nhất (Đại học, Cao đẳng) với thông tin về thời gian học, tên trường, tên ngành, xếp loại kết quả tốt nghiệp

+ Kinh nghiệm làm việc: thông tin về những vị trí công việc đã từng đảm nhận (thời gian, vị trí, công việc chính)

+ Kỹ năng: thông tin về các kỹ năng phục vụ cho công việc - phân theo mức độ từ 1 đến 5 sao (Giao tiếp tiếng Anh, Tin học văn phòng, Lập kế hoạch, Làm việc nhóm, quản lý thời gian…)

+ Bằng cấp, chứng chỉ: liệt kê các bằng cấp, chứng chỉ nhận được

+ Sở thích: nên đưa vào những sở thích có liên quan đến công việc

+ Thông tin tham khảo: địa chỉ trang web, link về các giải thưởng hoặc sản phẩm đạt được hoặc công ty đã từng làm. Bên cạnh đó cung cấp đầy đủ: tên, số điện thoại, địa chỉ, email, vị trí chức vụ của người tham khảo (Thầy/ cô hoặc sếp cũ) để nhà tuyển dụng kiểm chứng thông tin nếu cần.

Với các vị trí chuyên môn, cần thiết nên đầu tư CV dạng Video, Inforgraphic hay PDF... vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉn chu, nghiêm túc, vừa như một sản phẩm tự giới thiệu bản thân trực quan và hiệu quả nhất đến nhà tuyển dụng.

Xem thêm: 6 lưu ý ứng viên cần biết để viết CV xin việc ấn tượng

- Giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe là giấy xác nhận về tình trạng sức khỏe - khả năng lao động của ứng viên. Giấy khám sức khỏe phải có dấu xác nhận của bệnh viện hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền cùng con dấu và chữ ký bác sĩ trực tiếp khám. Giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong vòng 6 tháng. 

Dù trong bộ hồ sơ xin việc mua ở nhà sách có sẵn mẫu giấy khám sức khỏe, tuy nhiên mẫu giấy này lại ít được dùng đến. Thường thì ứng viên sẽ sử dụng mẫu giấy của cơ quan y tế trực tiếp khám sức khỏe xin việc.

Về cách điền thông tin vào giấy khám sức khỏe cơ bản sẽ giống với như sơ yếu lý lịch hay đơn xin việc. Với phần lý do khám sức khỏe, ứng viên ghi rõ “Xin việc làm”. Tại phần tiền sử bệnh, ứng viên cần phải khai báo chính xác và trung thực tiền sử bệnh của bản thân hay các thành viên trong gia đình, có thì ghi có, không thì ghi không.

Quy định khám sức khỏe định kỳ cho người lao động và 5 điều cần biết 

Các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ xin việc như giấy khai sinh, chứng minh nhân dân/căn cước công dân, sổ hộ khẩu, bằng cấp, chứng chỉ liên quan cần được photo công chứng đầy đủ. Ngoài ra ứng viên nên chuẩn bị thêm ảnh 3x4 hoặc 4x6, để dùng làm thẻ nhân viên, bảo hiểm… sau khi trúng tuyển.

►Những lưu ý khi làm hồ sơ xin việc

- Thông tin điền trong hồ sơ xin việc phải chính xác, đầy đủ; tránh nói dối, giả mạo, nói không đúng về bản thân

- Trình bày nội dung ngắn gọn, súc tích, diễn đạt ý rõ ràng, dễ hiểu

- Kiểm tra kỹ lỗi chính tả trước khi gửi đi

- Không nên dùng nhiều loại mực để trang trí lòe loẹt trong đơn xin việc viết tay. Bạn không cần phải gạch chân hay đánh hoa để làm nổi bật. Tốt nhất bạn nên sử dụng một màu mực xanh hoặc đen

- Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ ứng tuyển, tránh thiếu sót giấy tờ hay sai thông tin

- Có thể chuẩn bị vài bộ hồ sơ photo (có công chứng) dùng khi phỏng vấn, đến khi được tuyển chính thức thì bổ sung hồ sơ gốc để tiết kiệm chi phí​

- ...

Tạo hồ sơ xin việc ấn tượng là bước đầu tiên để ứng viên ghi điểm với đơn vị bạn muốn làm việc. Vì thế, bạn trẻ nên tích cực học hỏi, xây dựng kỹ năng chuyên môn và kiến thức mỗi ngày hoàn thiện hơn. Đặc biệt, để tiếp cận với nhiều nhà tuyển dụng, tạo hồ sơ trên Vieclamnhamay.vn, bạn có thể truy cập tại đây và làm theo hướng dẫn nhé.

Mr. Công nhân​